Salesforce運用を成功させるコツ 7選！
Salesforceは、ビジネスの効率化や顧客データの管理に優れたツールですが、その運用には一定の工夫とノウハウが必要です。
Salesforceの費用は他クラウドサービスと比べて、決して安くない費用となります。
担当者は、毎年の予算を捻出するために、常に費用対効果を求められるでしょう。
その際に、運用がうまくいっていないと、予算獲得が難しくなります。
特にシステム管理者にとって、運用をスムーズかつ効果的に行うためのコツが求められます。
この記事では、Salesforce運用を成功させるためのコツを7つご紹介します。
システム管理者の皆さんは、これらのアプローチを取り入れることで、より効果的な運用が可能になるでしょう。
Salesforce運用を成功させるための7つのコツ
Salesforce運用を成功させるコツは以下の7つです。
それぞれ解説します。
- データの適切な整理と管理
- カスタマイズのバランス
- トレーニングと教育の提供
- セキュリティとアクセス管理の強化
- レポート・ダッシュボードの管理
- カスタマーサポートの有効活用
- 常に最新の情報を追跡
データの適切な整理と管理
Salesforce内のデータは、きちんと整理されていることが重要です。
顧客データなどが整理されていないと、顧客への連絡ができなかったり、顧客へ連絡しても失礼になってしまうことがあるからです。
例えば、展示会やWebページから取得した顧客情報が重複している場合に、最新情報にアップデートを心がけます。
また、企業が合併、吸収などで企業名が変わったとき、顧客の情報をアップデートする必要があります。
企業名やメールアドレスの登録を変更する必要があります。
変更をしないとせっかく取得したリード情報では顧客へ連絡ができなくなります。
さらに顧客情報を分類してセグメント化することで、ターゲットとなる顧客層を正確に把握し、マーケティング戦略を最適化できます。
顧客データの重複を避けたり、アップデートをおこなったり、正確なタグ付けを行うことで、データベースの信頼性を保ちながら運用を行いましょう。
Salesforceデータは、膨大になりがちですので、Salesforceの担当者を設けて、常にデータを正しく保つ必要があります。
以下のように顧客情報の有償データベースを販売するサービスもありますので、顧客情報が多い場合は、購入を検討します。
トレーニングと教育の提供
全てのユーザーがSalesforceを効果的に利用できるよう、定期的なトレーニングやワークショップを提供しましょう。
初心者から上級者まで、全てのユーザーのニーズに応じたトレーニングが大切です。
ユーザーガイドやトレーニングビデオを用意し、ユーザーがスムーズにプラットフォームを活用できるようサポートしましょう。
Salesforceでは、ユーザーが集まるコミュニティやトレーニング資料、事例が多くあるので、社内のトレーニングの素材として積極的に活用するようにしましょう。
セキュリティとアクセス管理の強化
データのセキュリティは最優先事項です。
適切なアクセス権限の設定やログの監視を行い、機密情報の保護を確保しましょう。
同じ社内のSalesforceユーザーであっても、確認できるオブジェクトや項目を適切に権限付与することで、安全に利用する必要があります。
データの適切な管理は、企業のプライバシーポリシーと密接に関連します。
顧客データをしっかり管理することが必要ですので、閲覧権限を設定します。
Salesforceでは、2021年1月より、Salesforce製品で多要素認証システムが始まりました。
このようにSalesforce自身でも、高いセキュリティを確保していますが、運用上のセキュリティ確保も必要です。
定期的なセキュリティアップデートの実施や、ユーザー認証の強化を通じて、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを防ぎましょう。
レポート・ダッシュボードの管理
Salesforceの魅力でもあるレポートやダッシュボードでは、常に最新の状態が確認できるようにしておきましょう。
もし古いデータ、誤ったデータが存在すると、レポートやダッシュボードの信頼性がなくなり、社内の情報共有がうまくいきません。
そうならないためにも、常にデータが最新になるようSalesforceの入力を怠らないことが必要です。
また、最新の状態がわかるレポートやダッシュボードを用意しておきましょう。
マネージャ向けのダッシュボード、ユーザー向けのダッシュボードなど、見る人を考慮したレポート作りが必要です。
売上情報や顧客の情報など、社内の情報共有が進むことで、会社の意思決定が迅速にすることが可能です。
さらに以下のブログでは細かい運用方法を記載しているので、参考にしてください。
さらに以下のブログでは細かい運用方法を記載しているので、参考にしてください。
◆Salesforceダッシュボードでリスト表示する方法を解説|メリットも合わせて説明
◆営業マネージャーのためのダッシュボード運用術：シーン別の事例 6つを紹介
参考:Salesforceレポート＆ダッシュボード中上級者編
カスタマイズのバランス
Salesforceはカスタマイズが可能ですが、過度なカスタマイズは運用を複雑化させる可能性があります。
必要なカスタマイズを行いつつ、シンプルな運用を心がけましょう。
カスタムオブジェクトやフィールドを追加する際には、ビジネスプロセスに沿った最小限のカスタマイズを検討し、ユーザーの使いやすさを優先させましょう。
もしも、自社独自の変更をしたい場合は、VisualforceやLightning Web コンポーネントを使うことになります。
こちらの記事も参考にしてください。
◆SalesforceのVisualforceとは？機能や事例、作成手順を徹底解説
ユーザーの使用頻度向上の観点では、まずは標準機能を利用するようにしましょう。
カスタマーサポートの有効活用
Salesforceのカスタマーサポートを利用して、疑問や問題を解決しましょう。
専門家からのサポートは、スムーズな運用に不可欠です。
コンサルティングサービスやオンラインコミュニティを活用して、他のユーザーとの情報交換やベストプラクティスの共有を行い、運用上の課題に対処しましょう。
他社事例もサービス毎、企業規模毎、業種毎など豊富に掲載されているので、自社と同じよ
うな会社や参考になる事例がきっと見つかるはずです。
Salesforceのカスタムサポートを積極的に活用しましょう。
常に最新の情報を追跡
テクノロジーやマーケティングは常に進化しますし、Salesforceは進化し続けるプラットフォームです。
AIテクノロジーや最新のマーケティング手法など、常に最新の情報を取り入れて自社のサービスをアップデートする必要があります。
Salesforceから案内される新機能やアップデート情報を常に追跡し、適切なタイミングで運用に取り入れましょう。
Salesforceはメジャーアップデートが年に3回（Spring, Summer, Winter）実施されます。
ウェブサイトやコミュニティ、ニュースレターを通じて、最新の情報をキャッチアップすることで、新機能を効果的に活用できます。
新しい機能やアップデートがリリースされた際には、それがどのように運用に影響を与えるかを評価し、必要な対応を行いましょう。
運用のコツを押させて、Salesforceを使ってビジネスを拡大しよう
これらのコツを実践することで、Salesforceの運用を成功させることが可能です。
システム管理者は、これらのアプローチを組み合わせて、効率的かつ効果的な運用を実現するための戦略を構築できます。
Salesforceはビジネスの成長に欠かせないツールであり、適切な運用がその効果を最大限に引き出す鍵です。システム管理者は、データの整理と管理、カスタマイズのバランス、トレーニングの提供、セキュリティの強化、定期的なデータバックアップ、カスタマーサポートの活用、最新情報の追跡などを通じて、Salesforceをビジネスの成功に活用しましょう。
運用のコツを押さえて、Salesforceを使ってビジネスを拡大しましょう。
ビジネスの成功への第一歩は、効果的な運用から始まります。
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