Salesforce予算管理入門：効果的な営業レポートの作り方
スピードとタイミングがより重要になっているビジネスでは、状況をリアルタイムに把握したいと思うでしょう。
売上予算を達成する上では、もちろん予算の数値、達成度を日々確認する必要があります。
その状況を、セールスや場合によっては経営層に報告しなければなりません。
営業マネージャーが売上予算を達成しているかリアルタイムに把握することは活動上必須といえる活動です。
エクセルでまとめていると作成に時間がかかり、刻々と状況が変わるため、まとめるのが難しいといえるでしょう。
本記事では、Salesforceにおける予算設定の基礎知識について説明します。
Salesforceでは、予算設定を行うことで営業やマーケティングなどの活動に対して予算を管理し、効果的な予算活用を図ることができます。
Saleforceで予算を管理する手法を理解して、予算管理をスマートにおこなえるようにしましょう。
Salesforceにおける予算設定の基礎知識
Saleforceの予算設定について押さえておくべきポイントは以下2つとなります。
それぞれ紹介します。
- Salesforceでの予算設定の概要と基本機能
- 予算項目の作成と管理方法の詳細
- 予算項目の作成手順
Salesforceでの予算設定の概要と基本機能
Salesforceでは、予算設定のための機能が提供されています。
予算を管理するためには、まず予算項目を作成し、予算金額を設定します。
予算項目は部門やプロジェクト、製品カテゴリなど、予算を設定する対象を表します。
また、予算の期間や通貨を指定することも可能です。
予算のタイプや予算所有者を指定し、適切な権限を与えることもできます。
予算を設定することで、製品や部門毎、プロジェクト毎の予算のバラつきがわかります。
配分から注力するべき業務が明確になります。
予算設定をSalesforceでおこなうことで、売上実績と合わせて、予実管理ができるようになります。
予算項目の作成と管理方法の詳細
予算項目の作成と管理は、Salesforceの予算設定機能を使って行います。
予算項目を作成する際には、予算名や説明、予算金額などの情報を入力します。
また、予算項目の関連レコードやフィールドを設定することもできます。
作成した予算項目は一覧で管理され、必要に応じて編集や削除ができます。
予算の状況や進捗をリアルタイムでレポート、ダッシュボードで確認することも可能です。
参考：レポートイメージ(マトリクスレポート)
予算項目の作成手順
予算項目の作成方法を紹介します。
設定手順は以下の通りです。
- 商談を作成する
- 商談所有者に予算を持った営業担当者にする
- 商談名「4月予算」「2023/10目標」を入力する。任意の名前となります。
- 取引先名予算管理用の仮取引先を作成する
- 完了予定日予算月を選択する
- フェーズ「予算」を選択する
- 金額を入力する
参考：予算商談項目設定
予算データのレポート作成の流れ
予算データからレポート作成やポイントを紹介します。
以下4つになります。
それぞれ解説します。
- 予算データのレポート作成
- レポートのフィルタリングとグルーピング
- レポートのビジュアル化と分析
- 予算設定とレポートのベストプラクティス
予算データのレポート作成
予算データを分析するためには、Salesforceのレポート機能を活用します。
レポートタイプを作成し、予算データを結合するための関連性を設定します。
次に、必要なフィールドを選択し、レポートに含める情報を決定します。
フィルタリングやグルーピングの設定により、特定の期間や部門、製品カテゴリ別の予算データを抽出することもできます。
例えば、予算データを見ることで大きな予算があるプロダクトにはマーケティングや営業の優先度があがります。
逆に予算データが少なければ、優先度が下がるといったことになります。
レポートの作成手順を踏むことで、予算データを分析し、洞察を得ることができます。
レポートのフィルタリングとグルーピング
予算レポートをより詳細に分析するために、フィルタリングとグルーピングの機能を活用します。
特定の期間や部門、製品カテゴリ別に予算データをフィルタリングし、必要な情報を絞り込むことができます。
さらに、グルーピング機能を使って予算データを集計や分類することも可能です。
これにより、部門別の予算比較や製品カテゴリごとの予算分析などを行うことができます。
例えば、海外の予算と国内の予算の切り分けや対比、商品ごとの予算の切り分けなどが可能になります。
カテゴリーごとの予算達成の有無など、詳細な予算の見える化ができます。
レポートのビジュアル化と分析
予算データは、課員が見てもらうようにするには工夫が必要です。
閲覧が増えることで、部門の売上状況や目標とする予算を共有することができ、モチベーション向上にもつながります。
予算データをビジュアル化することで、直感的に理解しやすいレポートを作成できます。
グラフやチャートを追加することで、予算の動向や比較が一目で把握できます。
レポートを一覧で確認できるダッシュボードを活用することで、複数のレポートを組み合わせて予算の可視化や洞察を行うことができます。
営業マネージャーとして予算データを視覚的に分析し、優れたビジネス判断に繋げましょう。
参考: ダッシュボード画面
予算設定とレポートのベストプラクティス
予算設定とレポート活用においては、データの正確性と整合性を確保することが重要です。
予算データの入力や更新には慎重さが求められます。
定期的なレビューや改善のポイントについても意識しましょう。
システム部門からの定期的なレビューによって予算の進捗や達成度を確認し、必要に応じて修正を行います。
また、レポートの品質向上のために、レポートの作成者や関係者からのフィードバックを収集しましょう。
それに基づいて改善点を特定し、レポートの内容やデザインを最適化します。
例えば、課員が常にレポートを見ることで、欲しい情報など要望がでてきます。
レポートを一目みて、情報が確認できるようレポートを変更します。
レポートの変更を加えていくことで、分析も洗練することができます。
セールスやマーケティングの部隊の意見を聞きながら、レポートの改善を続けていきましょう。
予算管理をスマートに実施しよう
Salesforceにおける予算設定とレポート活用は、効果的な予算管理とビジネスの成果につながる重要な要素です。
予算設定の基本概念や機能を理解し、予算項目の作成と管理、予算データのレポート作成と分析を行う方法を学びました。
予算設定とレポート活用においては、データの正確性や整合性を確保し、効果的なビジネス判断をサポートするために最適な手法を選択しましょう。
絶えず改善を意識し、レポートの品質向上を図ることも重要です。
予算管理の重要性と成功のポイントを読者に再強調し、Salesforceを活用した予算設定とレポート活用のまとめを提供しましょう。
予算設定とレポート活用は、Salesforceの強力な機能を活かした効果的な手法です。
この記事で紹介した基本知識を元に、Salesforceをより戦略的に活用してください。
予算設定とレポート活用によって、データ駆動型のビジネス判断を行い、企業の成果を最大化しましょう。
成功への第一歩は、正確なデータと洞察に基づいた適切な予算管理です。
Salesforceの機能とベストプラクティスを駆使し、ビジネスの成長と競争力を強化してください。
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