Salesforceの活動、行動、ToDoの違いとは？活用事例なども含め解説
目次
Salesforceには、営業活動を記録・管理するための「活動」という仕組みがあります。
活動は、実際には「行動」と「ToDo」という2つのオブジェクトで構成されており、それぞれ役割や管理方法が異なります。
しかし、「活動・行動・ToDoの違いが分かりにくい」「どの場面でどちらを使うべきか迷う」と感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、活動のデータモデル上の位置づけや、行動とToDoの違い、注意すべき点を整理して解説します。
Salesforceの「活動」とは
Salesforceにおける「活動（Activity）」は、営業活動や顧客対応の履歴を管理するための標準機能です。
一見すると単一のオブジェクトのように見えますが、実際には「行動（Event）」と「ToDo（Task）」という2つのオブジェクトで構成されています。
ここでは、活動の基本的な仕組みやデータモデル上の位置づけを整理し、Salesforce内部でどのように管理されているのかを解説します。
活動は「行動」と「ToDo」の総称
Salesforceにおける「活動」は、単一のオブジェクト名ではありません。
データモデル上では、行動とToDoをまとめて扱うための上位概念として定義されています。
詳細なデータモデルは、Salesforce公式ドキュメントでも公開されています。
イメージとしては、活動は大きな箱のようなもので、その中に「行動」と「ToDo」が含まれているという関係です。
- 行動（Event）：開始日時・終了日時を持つ予定
- ToDo（Task）：期日とステータスで管理するタスク
画面上では、これらは「活動」としてまとめて扱われます。活動タイムラインや関連リストでは、行動とToDoが統合表示されるため、違いを意識しにくいかもしれません。
しかし、実際のデータ構造としては行動とToDoは別オブジェクトです。この違いを理解しておくことが、レポート作成やカスタマイズを検討する際に重要になります。
活動のデータモデル
Salesforceの「活動」は、画面上では1つの機能のように見えますが、内部的には「行動」と「ToDo」という2つの別オブジェクトで構成されています。
公式のデータモデルでは、活動という物理オブジェクトが存在するわけではなく、行動とToDoをまとめて扱うための論理的な概念として定義されています。
活動の大きな特徴は、複数のオブジェクトに柔軟に関連付けできる点です。
代表的な関連項目は次の2つです。
- WhoId：リードまたは取引先責任者に紐付ける
- WhatId：取引先、商談、ケースなどのオブジェクトに紐付ける
このように、1つの活動を「誰に対して」「どの案件に関するものか」という2軸で関連付けできるデータモデルになっています。
これにより、営業活動をより柔軟に管理することができます。
活動の共通項目と固有項目
行動とToDoは別オブジェクトですが、多くの共通項目を持っています。一方で、それぞれの用途に応じた固有項目もあります。
行動とToDoの主な共通項目
- 件名
- 関連先
- 所有者
- コメント
これらは行動とToDoのどちらでも使用できます。
行動固有の主な項目
- 開始日時
- 終了日時
- 場所
行動は「予定」を管理するため、日時ベースの項目が中心です。
ToDo固有の主な項目
- 期日
- ステータス（未着手／進行中／完了 など）
- 優先度
ToDoは「やるべき作業」を管理するため、期日と進捗管理に関する項目が中心です。
活動の便利な設定
活動には、実務で役立つ設定がいくつかあります。ここでは代表的な「共有活動」と「アラーム設定」について解説します。
共有活動
活動には通常一人の取引先責任者のみ紐付けができますが、取引先責任者が一人だけとは限りません。このような場合、「共有活動」という機能を使用することにより、活動を最大で50件までの取引先責任者に紐づけることができるようになります。
共有活動は設定＞活動設定の「ユーザーが複数取引先責任者をToDoと行動に関連付けられるようにする」チェックボックスにチェックすることで有効化することができます。ただし、有効化は簡単にできるのですが、無効化する際はSalesforceのサポートに問い合わせる必要があるため注意してください。
アラーム設定
ToDoや行動を作成したものの、意図せずに忘れてしまうことを防ぐために、アラームを設定することも可能です。Salesforceの個人設定＞活動アラームより、アラームの設定をカスタマイズすることができます。
行動の特徴と活用事例
行動は、開始日時と終了日時を持つ「予定」を管理するためのオブジェクトです。
営業活動においては、顧客訪問や商談、社内打ち合わせなど、日時が明確に決まっている業務を記録・管理する際に利用されます。ここでは、行動の主な特徴と具体的な活用場面について整理します。
行動の特徴
行動は、開始日時と終了日時を持つ予定を管理するためのオブジェクトです。
営業訪問、オンライン会議、社内打ち合わせなど、時間が明確に決まっている活動を記録する際に利用します。
最大の特徴は、カレンダーと連動して管理できる点です。登録した行動は日・週・月単位のカレンダー上に表示され、スケジュールとして視覚的に把握できます。また、他のユーザのカレンダーを参照・共有することも可能で、チーム単位で予定を管理する運用にも適しています。
行動は取引先や商談、リードなどのレコードに関連付けることができ、活動タイムライン上では過去の履歴と今後の予定を時系列で確認できます。これにより、顧客対応の流れを把握しやすくなります。
さらに、繰り返し予定の設定も可能なため、定例会議や定期訪問などの管理にも向いています。
時間を軸に管理したい活動は、行動として登録すると整理しやすくなります。
行動の活用事例
行動は、開始日時と終了日時を軸に予定を管理できるため、「時間が決まっている活動」を可視化する運用に適しています。
営業の現場では、次のような予定管理に利用されます。
- 顧客訪問の予定を登録する
- オンライン商談の日程を設定する
- 社内の案件レビュー会議を管理する
- 展示会やイベント参加日を記録する
これらはすべて、「特定の日時に実施する予定」です。行動として登録しておけば、カレンダー上で確認でき、担当者のスケジュール状況も把握できます。
また、商談や取引先レコードに関連付けることで、活動タイムライン上に過去の対応履歴と今後の予定が時系列で表示されます。次回アクションが明確になり、顧客フォローの抜け漏れ防止につながります。
さらに、カレンダー共有機能を活用すれば、チーム全体の予定状況を確認でき、訪問の重複やリソースの偏りを調整することも可能です。
このように、行動は単なる予定登録ではなく、「時間軸で顧客対応を管理するための仕組み」として活用できます。
ToDoの特徴と活用事例
ToDoは、期日と進捗状況を軸にタスクを管理するための活動レコードです。
行動が日時ベースの「予定管理」であるのに対し、ToDoは「やるべき作業を管理するための仕組み」という位置づけになります。
ToDoの特徴
ToDoは、期日とステータスを持ち、タスクの進捗を管理できる点が特徴で、「いつまでに何を完了させるか」に重点が置かれています。
主なポイントは次のとおりです。
- 期日とステータスで進捗を管理できる
- 担当者を明確に割り当てられる
- リード、取引先責任者、商談などに関連付けできる
- 完了後も活動タイムラインに履歴として残る
- レポートやリストビューで進捗状況を可視化できる
営業フォロー、資料送付、見積作成、顧客への折り返し連絡など、「実行すべき作業」の管理に向いています。
スケジュールとして時間を確保したい場合は行動、作業の進捗を管理したい場合はToDo、という使い分けになります。
ToDoの活用事例
ToDoは、期日とステータスを軸に進捗を管理できるため、「やるべき作業」を確実に実行していくためのタスク管理に適しています。
たとえば営業現場では、次のような使い方があります。
- 商談後のフォローコールを〇日以内に実施する
- 資料送付後の反応確認を行う
- 契約更新前に顧客へ連絡する
- 見積提出後のリマインドを行う
これらはすべて、「期日までに完了させるべき作業」です。ToDoとして登録しておけば、担当者ごとに割り当てて管理でき、進捗状況も一覧で把握できます。
また、レポートやリストビューを活用すれば、「未完了のToDo」「期限が近いToDo」といった条件で抽出することも可能です。チーム全体のタスク状況を可視化できるため、業務の抜け漏れ防止や優先順位の見直しにも役立ちます。
さらに、定期的に発生する業務については、後述する繰り返し設定を利用することで自動的にToDoを生成できます。定例フォローや月次確認業務などを仕組み化することで、属人化を防ぎ、安定した運用につなげることができます。
このように、ToDoは単なるメモではなく、「期限付きの業務を確実に実行するための管理ツール」として活用できます。
定期的なToDoを作成
同じToDoが定期的に発生する場合は、「定期的なToDoを作成」という項目をページレイアウトに追加することで、ToDoを定期的にスケジュールすることが可能です。
繰り返しや頻度、開始日と終了日が選択できるため何度も同じToDoを作成する手間が省けます。
ToDoの繰り返し
「定期的なToDoを作成」と似ているため混同されやすいですが、「ToDoの繰り返し」という別の機能もあります。ToDoの開始日・終了日を指定する必要のない場合に有効な機能です。
ToDoの繰り返しを使用すると、指定の日数が経過した時点で ToDo が自動で繰り返されます。次の ToDo は、現在の ToDo の期日が到来するか、もしくは現在の ToDo が完了済みとマークされた時点で自動的に作成されます。
ToDoの繰り返しに関しても、「定期的なToDoを作成」と同様に「このToDoを繰り返す」という項目をページレイアウトに追加するだけで設定が可能です。
活動の注意点
活動（ToDo・行動）は営業管理において非常に便利な機能ですが、他の標準オブジェクトとは異なる仕様や制約もあります。設計や運用の段階で把握しておくことで、後からのトラブルや想定外の挙動を防ぐことができます。ここでは、特に押さえておきたい注意点を整理します。
同一オブジェクトへの参照項目は1つまで
活動に参照項目（参照関係）を追加することは可能ですが、同一オブジェクトに対して複数の参照項目を作成することはできません。
たとえば、活動に対して「案件」というカスタムオブジェクトへの参照項目を1つ作成することは可能ですが、同じ「案件」オブジェクトへの参照項目をもう1つ追加しようとすると、エラーが発生します。
同じオブジェクトを別の意味で複数関連付けることはできないため、活動との関連付けの用途は事前に整理する必要があります。
主従関係は作成できない
活動は、他のオブジェクトの子として主従関係を設定することができません。
そのため、主従関係で実現できる次のような動作は、活動では利用できません。
- 積み上げ集計を使用する
- 親レコードに連動して削除する
- 共有設定を親レコードに連動させる
活動は多くの標準オブジェクトやカスタムオブジェクトと関連付けることができますが、その関係は参照関係です。
厳密な親子構造を前提とした設計を行う場合は、カスタムオブジェクトの利用を検討する必要があります。
共有設定に制限がある
活動の共有設定は、他のオブジェクトと比べて選択肢が限られており、組織の共有設定では、「非公開」または「親レコードに連動」のみ選択可能です。
そのため、活動単体で細かく公開範囲を制御することはできず、親レコードの共有設定やロール階層、所有者の設定に影響を受けます。
活動のアクセス設計を行う際は、親オブジェクトとの関係を含めて確認することが重要です。
活動はアーカイブされる
活動にはアーカイブの仕組みがあり、一定期間が経過した完了済みの活動や、過去の行動は自動的にアーカイブ対象となります。
アーカイブされた活動は、通常の画面表示や標準レポートでは表示されない場合があります。そのため、
- 「過去の活動が見つからない」
- 「レポートに表示されない」
といった問い合わせにつながることがあります。
長期的な活動データを分析対象とする場合は、アーカイブの仕様を理解したうえでレポート設計やデータ保持方針を検討する必要があります。
アーカイブの詳細はSalesforceのヘルプページにも掲載されています。
まとめ
本記事では、Salesforceにおける「活動」と、それを構成する行動（Event）・ToDo（Task）の違いについて解説しました。
活動は単なる履歴管理機能ではなく、データモデル上では行動とToDoを包含する仕組みとして設計されています。
それぞれの役割や管理方法の違いを理解することで、営業活動をより適切に記録・活用できるようになります。
また、主従関係が設定できないことや、活動が一定期間後にアーカイブされることなど、設計上の注意点も押さえておくことが重要です。
行動とToDoを目的に応じて使い分けることで、営業活動の可視化と業務効率の向上につなげてください。
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