Salesforceの活動、行動、ToDoの違いとは？活用事例なども含め解説

2023.05.08

#Salesforce #活動 #行動 #ToDo

Salesforceの標準オブジェクトの中には、「活動」「行動」「ToDo」というよく似た用途を持つ３つのオブジェクトがあります。
今回の記事では、上記３オブジェクトの違いや、どのように活用できるかなどについて解説していきます。
Salesforceで営業活動を管理する際にとても便利な機能なので、これらの機能について理解を深め、実際の業務でも活用できるようにしていきましょう。

Salesforce【活動】

Salesforceの活動とは、メールや電話、アポイントなどを始めとした、顧客との接点となるような業務の記録を管理できるオブジェクトです。活動オブジェクトで管理されるデータには「行動」「ToDo」という2つのオブジェクトがあります。ざっくりと両者の違いについて説明すると、活動のうち開始日時と終了日時が決まっておりスケジュール化して管理したいものが行動、期日とステータスを設定して進捗を管理したいものがToDoという棲み分けになります。（行動とToDoのオブジェクトについて詳しくは後述します）

ToDoと行動オブジェクトの元となっているのが活動オブジェクトであるため、ToDoオブジェクトもしくは行動オブジェクトでカスタム項目を使用したい場合、活動オブジェクトよりカスタム項目を追加することで、ToDoオブジェクトと行動オブジェクトの両方で使用することができます。

活動を取引先や商談に紐付けて記録することで、今まで取引先に対してどのようなアクションを行ってきたか、今後どのようなアクションを予定しているかが一覧で確認できるようになります。活動同士の関係性が可視化できるようになることで、営業担当の生産性の向上につながります。さらに、取引先に対して、これまでの関係性から今後どのようなアクションを取るべきか判断する材料にもなります。

また、異動や退職で担当者が変わった場合などに、過去の経緯を把握していないことによる顧客との無駄なコミュニケーションを削減することができます。

活動レコードへのアクセスはプロファイルの「活動にアクセス」権限で制御されているため、権限を無効化することでポータルのゲストユーザなどがToDo、行動およびメールにアクセスするのを制限することができます。

詳細設定

Shared activities

活動には通常一人の取引先責任者のみ紐付けができますが、取引先責任者が一人だけとは限らないですよね。このような場合、「Shared Activities」という機能を使用することにより、活動を最大で50件までの取引先責任者に紐づけることができるようになります。

Shared Activitiesは設定＞活動設定の「ユーザが複数取引先責任者をToDoと行動に関連付けられるようにする」チェックボックスにチェックすることで有効化することができます。ただし、有効化は簡単にできるのですが、無効化する際はSalesforceのサポートに問い合わせる必要があるため注意してください。

アラーム設定

ToDoや行動を作成したものの、意図せずに忘れてしまうことを防ぐために、アラームを設定することも可能です。Salesforceの個人設定＞活動アラームより、アラームの設定をカスタマイズすることができます。

活用事例

取引先のレコードに活動の記録を関連付けることで取引先ごとの活動の内容や活動量を可視化し、これまでの営業活動の分析や改善につなげることができます。

Salesforce【行動】

開始日時と終了日時が決まっている活動は、行動としてSalesforceに登録することでカレンダー上でスケジュールとして管理することができます。

行動は下記の画面より確認することができます。

• ホーム画面の「今日の行動」コンポーネント

カレンダーで予定されている今日の行動が5件まで表示されます。

• カレンダー

自分の行動を表示したカレンダーだけでなく、Salesforce上の他のユーザとカレンダーを共有することもできます。権限があれば、他のユーザのカレンダーに行動を追加・編集することも可能です。公開グループ・ユーザ・ロールとカレンダーを共有しグループの行動を追跡することができる、公開カレンダーという機能もあります。カレンダーのアクセス権は細かく設定することができ、詳細の表示非表示や新規行動の追加の可否を制御することが可能です。

• Kanbanボード

商談に活動予定が存在しない場合、下記のようにアラートが表示されます。

• 活動タイムライン

過去の行動および今後予定されている行動をタイムライン上で確認することができます。

活用事例

今後の予定を行動としてSalesforceにレコード追加し管理することで予定の確認が容易になり、営業担当のスケジュールの調整がしやすくなります。予定の確認漏れやバッティングも防ぐことができます。

Salesforce【ToDo】

期日とステータス管理をする必要のある活動は、ToDoとしてSalesforceに登録することで、Salesforce上でタスク管理をすることができます。作成したToDoは、ユーザに割り当て、リードや取引先責任者、その他オブジェクトに関連づけが可能です。

標準のToDo作成画面は下記のようになっており、件名・期日・状況（ToDoの進捗）・優先度・コメント・割り当て先等を入力し、保存することでToDoを作成することができます。

作成したToDoは、下記の場所から追跡することができます。

• 「ToDo」タブ
• ホーム
• レコード（活動タイムライン）
• 商談のKanbanビュー
• 活動レポート・リストビュー
• Chatter
• カレンダー

詳細設定

定期的なToDoを作成

同じToDoが定期的に発生する場合は、「定期的なToDoを作成」という項目をページレイアウトに追加することで、ToDoを定期的にスケジュールすることが可能です。
繰り返しや頻度、開始日と終了日が選択できるため何度も同じToDoを作成する手間が省けて便利ですね。

ToDoの繰り返し

「定期的なToDoを作成」と似ているため混同しがちですが、「ToDoの繰り返し」という別の機能もあります。ToDoの開始日・終了日を指定する必要のない場合に有効な機能です。
ToDoの繰り返しを使用すると、指定の日数が経過した時点で ToDo が自動で繰り返されます。次の ToDo は、現在の ToDo の期日が到来するか、もしくは現在の ToDo が完了済みとマークされた時点で自動的に作成されます。

ToDoの繰り返しに関しても、「定期的なToDoを作成」と同様に「このToDoを繰り返す」という項目をページレイアウトに追加するだけで設定が可能です。

Salesforceの活用事例

チームマネジメントにおいて、誰が何件タスクを持っているのかや、各タスクの進捗はどれくらいかをレポートやダッシュボードを通して視覚的に表示・分析することができます。

まとめ

今回の記事ではSalesforceの活動、行動、ToDoの違いについて解説しました。

顧客との接点をただテキストの情報として履歴を残すだけでなく、取引先や商談と関連付けてデータを蓄積させていくことで、集計したりリストを抽出したりと、より価値のある形でデータを活用することができるようになります。
営業活動を記録・管理する上で欠かせない機能となっているため、機能についてしっかりと理解し、業務に生かせるようにしましょう。

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