Salesforceのフロー承認プロセスとは設定方法やメリットを分かりやすく解説

Salesforce

2024.10.17

1. Salesforceのフロー承認プロセスとは？
1.1 フロー承認プロセスの概要
1.2 従来の承認プロセスとの違い
2. フロー承認プロセスのメリット
2.1 1. 申請業務の効率化
2.2 2. 申請や承認状況の可視化
2.3 3. フローならではの柔軟な承認設計
3. フロー承認プロセスの設定方法
3.1 1. 準備作業
3.2 2. 新しいフロー承認プロセスの作成
3.3 3. 開承認者の設定
3.4 4. バックグラウンドステップの設定
3.5 5. フロー承認プロセスを開始するレコードトリガーフローの作成
4. よくある質問と回答
4.1 Q1: 申請者を特定のグループや役職に制限するには？
4.2 Q2: 複雑な申請開始条件を設定するには？
4.3 Q3: フロー承認プロセス開始や承認の際に申請者へメール通知を送るには？
5. まとめ

Salesforceは、顧客関係管理（CRM）や営業支援だけでなく、社内業務の効率化にも活用できる多機能なプラットフォームです。
Salesforceには従来から「承認プロセス」という専用機能がありますが、近年はフローの活用が推奨されており、承認処理についても「フロー承認プロセス」の利用が案内されています。

フロー承認プロセスは、申請から承認・却下までの流れをフロー上で制御できる仕組みで、承認前後の処理や条件分岐、画面入力などを柔軟に組み込める点が特長です。

本記事では、従来の承認プロセスではなく、フロー承認プロセスを前提として、そのメリットや具体的な設定方法、よくある疑問点について分かりやすく解説します。

Salesforceのフロー承認プロセスとは？

Salesforceでは、承認業務を自動化する方法として、フローを用いた「フロー承認プロセス」が利用されています。従来の承認プロセスの考え方を踏まえつつ、現在はフローを前提とした実装が推奨されています。

この章では、フロー承認プロセスの基本的な位置づけと、従来の承認プロセスとの関係性について整理します。

フロー承認プロセスの概要

フロー承認プロセスとは、Salesforceのフロー機能を用いて、レコードの申請から承認・却下までの流れを制御する仕組みです。申請の開始条件や承認者の指定といった基本的な承認要素に加え、承認後や却下後の処理を含めて、業務の流れを一連のフローとして設計できます。

フローを利用することで、承認の前後に行いたい処理（項目の自動更新、通知の送信、次の業務ステップへの遷移など）を柔軟に組み込むことが可能です。そのため、承認処理を単体の機能として扱うのではなく、業務プロセス全体の一部として実装することができます。

従来の承認プロセスとの違い

Salesforceには、従来から「承認プロセス」という専用機能が用意されており、申請・承認・却下といった基本的な承認フローを簡単に実装できました。多くの組織で、この承認プロセスを使って社内申請業務の自動化が行われてきました。

一方で、近年のSalesforceでは、業務ロジックをフローに集約する方向へと進化しています。承認についても例外ではなく、従来の承認プロセスで行っていた考え方や仕組みを踏まえつつ、フロー上で承認を制御するフロー承認プロセスが推奨されています。

フロー承認プロセスでは、承認そのものに加えて、承認前後の処理や条件分岐を含めた設計が可能です。そのため、従来の承認プロセスを単体で利用するのではなく、業務全体の流れの中に承認を組み込む形で実装できる点が大きな違いです。

フロー承認プロセスのメリット

Salesforceのフロー承認プロセスには、従来の承認プロセスと比べて、承認業務を業務フロー全体の一部として柔軟に設計できるという特長があります。
申請・承認・却下といった基本的な流れに加えて、承認の前後で必要となる処理や入力、条件分岐まで含めて構成できるため、実務に即した承認フローを構築しやすくなります。

ここでは、フロー承認プロセスを導入することで得られる代表的なメリットを紹介します。

1. 申請業務の効率化

フロー承認プロセスを利用すると、申請から承認までの手続きをSalesforce上で一元化できるようになります。申請の開始条件や承認者の指定をルール化できるため、申請のたびに確認や調整を行う手間を減らせます。

また、承認の結果に応じてレコードのステータスを更新したり、必要な後続処理を自動実行したりすることも可能です。承認だけで終わらせず、承認後の業務につながる処理まで含めて自動化することで、運用の効率化につながります。

2. 申請や承認状況の可視化

承認業務をSalesforce上で運用することで、申請状況や承認待ちの案件を把握しやすくなります。フロー承認プロセスでは、Salesforce標準で用意されている「提出した承認申請」「承認作業項目」などを活用して、申請者・承認者それぞれの視点で状況を確認できます。

これにより、どの案件が誰の承認待ちなのか、どこで止まっているのかといった情報を整理しやすくなり、運用上の問い合わせや確認の負担を軽減できます。過去の申請履歴を参照しやすい点も、運用改善や振り返りに役立ちます。

3. フローならではの柔軟な承認設計

フロー承認プロセスの大きな強みは、承認処理をフローの一部として扱えるため、要件に応じた柔軟な設計ができる点です。例えば、申請時に画面を組み込み、申請理由や補足情報などの入力を求めることができます。従来の承認プロセスではレコードの項目に入力させる設計が中心になりやすいのに対し、フローでは必要なタイミングで必要な入力を促せるため、情報の不足や確認漏れを防ぎやすくなります。

また、入力内容や条件に応じて承認者や承認経路を分岐させたり、承認・却下の各フェーズで実行する処理を細かく制御したりすることも可能です。承認を単体の機能として実装するのではなく、業務プロセス全体の流れの中に承認を組み込める点がフロー承認プロセスのメリットです。