Salesforce 承認プロセス設定ガイド: 社内申請を自動化！

2024.10.17

#Salesforce #自動化 #承認プロセス

Salesforceは、顧客関係管理（CRM）や営業支援だけでなく、社内業務の効率化にも貢献する多機能プラットフォームです。その中でも「承認プロセス」機能は、時間のかかる社内申請業務を大幅に効率化できる強力なツールです。
本記事では、Salesforceの承認プロセスについて、そのメリットから具体的な設定方法、さらによくある質問まで、詳しく解説していきます。

Salesforceの承認プロセスとは？

Salesforceの承認プロセスとは、承認が必要な社内手続きを自動化する機能です。この機能を使用すると、以下のようなメリットがあります。

• 申請から承認までの流れを自動化
• 承認者への自動通知
• 承認状況の一元管理
• 承認・却下時の自動アクション設定

承認プロセスのメリット

Salesforceの承認プロセスには、従来の紙ベースの申請管理と比較して、以下の3つの大きなメリットがあります。

1. 申請業務の効率化

• 承認者への自動通知により、申請から承認完了までの時間を大幅に短縮
• Salesforce上の通知と承認要求メールの併用で、申請の見落としを防止
• 統一されたプラットフォームでの管理により、確認の手間を削減

2. 申請や承認状況の可視化

• プロセスインスタンスとプロセスインスタンスノードを使用した承認履歴レポートの作成
• リアルタイムでの申請・承認状況の確認
• 過去の申請履歴の管理と分析が容易

3. 企業のガバナンス強化

• 承認権限や段階的な承認の仕組みを明確に構築・管理
• 不正な申請や承認を防止
• コンプライアンスの強化

承認プロセスの設定方法

ここでは、具体的な例を用いて承認プロセスの設定方法を説明します。
設定例：「割引率が40％を超える商談レコードの作成・更新時に、上長の承認を必要とし、承認後は自動で状況を更新する」

1. 準備作業

承認プロセスを設定する前に、以下の準備が必要です。

• オブジェクト［商談］に［割引率］（パーセント項目）を追加
• オブジェクト［商談］に［状況］（選択リスト項目、値：未承認/承認済）を追加

2. 新しい承認プロセスの作成

• ［設定］から［承認プロセス］を検索
• ［承認プロセスを管理するオブジェクト］で［商談］を選択
• ［ジャンプスタートウィザードを使用］を選択



• プロセス名、一意の名前を入力（例：商談確度70%プロセス、OpportunityProbabilityProcess_70）

3. 開始条件の設定

• 項目：［商談：確度］
• 演算子：［＞］
• 値：［70］

4. 承認者の設定

• ［自動的に承認者を割り当てる。］にチェック
• 承認者とするユーザを選択
• ［保存］をクリック

5. 最終承認時の自動更新の設定

• ［最終承認時のアクション］で［新規アクションの追加］から［項目自動更新］を選択



• 名前：［承認済］
• 一意の名前：［Approved］
• 更新する項目：［状況］
• 新規項目値：［承認済］

6. 承認プロセスの有効化

設定完了後、［有効化］ボタンをクリックして承認プロセスを有効にします。

よくある質問と回答

Q1: 申請者を特定のグループや役職に制限するには？

A: 以下の手順で申請者を制限できます。

• オブジェクト［ユーザ］にカスタム項目［部署］を追加
• 該当ユーザの［部署］項目に適切な値を設定（例：経理部）
• 承認プロセスの開始条件に「現在のユーザ：部署 = 経理部」を追加
• 特定のユーザに限定したい場合は、ユーザ名を直接指定することも可能です。

Q2: 複雑な申請開始条件を設定するには？

A:承認プロセスでは、以下の方法で複雑な開始条件を設定できます。

• 複数の条件を組み合わせる（AND/OR条件の使用）
• ［承認プロセスを設定するオブジェクト］［親オブジェクト］［現在のユーザ］の3つの観点から条件を設定
• 条件に合致しない場合の動作も設定可能（例：自動承認）

Q3: 承認プロセス開始や承認の際に申請者へメール通知を送るには？

A:承認プロセスでは、以下の5つのタイミングでメール通知を設定できます。

• 申請時
• 承認ステップ時
• 最終承認時
• 最終却下時
• 取り消し時

設定手順：

• 最終承認時のアクション追加から［メールアラート］を選択
• ［説明］と［一意の名前］を入力
• 事前に設定した［メールテンプレート］を選択
• 送信先を［承認プロセス］を設定したオブジェクトの［所有者］に設定

まとめ

Salesforceの承認プロセス機能を活用することで、社内の申請業務を大幅に効率化し、承認状況の可視化やガバナンスの強化を実現できます。
本記事で紹介した設定方法やTipsを参考に、貴社の業務フローに最適な承認プロセスを構築してみてください。

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