Salesforceの使い方でよくある間違い１０選！ケースに学ぶセールスフォースの学習方法

2021.08.26

Salesforceは、SFAとCRMの機能をすべて兼ねそなえた多機能ツールです。それだけに、Salesforceを使う上で間違うことも少なくありません。Salesforceの使い方で間違わないためには、あらゆるケースから学ぶ必要があります。

この記事は、Salesforceでよくある間違いの紹介です。解決方法からSalesforceの使い方の学習として役立ててください。

Salesforceのよくある使い方の間違い

Salesforceの使い方でよくある間違いを紹介します。

使い方の間違い:ダッシュボードのレポートが削除できない

Salesforceダッシュボードコンポーネントにリンクされているレポートが削除できないケースがあります。レポートを削除しようとすると、エラーメッセージダイアログ「レポートが削除できません」と返される状況です。

レポートのエラーメッセージに依存しているダッシュボードコンポーネントの削除が必要になります。

解決策

レポートが削除できないよくある間違いは、レポート自体がダッシュボードのコンポ―ネントのためです。解決策は、カスタムレポートタイプを作成して、レポートに関連づけられているダッシュボードコンポーネントを見つけます。ダッシュボードコンポーネントを直接開ける場合は、そのまま削除するだけです。

使い方の間違い:SalesforceをExcelのようにカスタム開発しない

SalesforceをExcelのようにカスタム開発しようとすると、逆にやりにくいツールとなる点があげられます。目的が明確でなければ、Excelを意識してSalesforceをカスタム開発しないことが大事です。

過剰にカスタム開発すると、あとから修正や追加の開発がやりにくくなります。さらに、ソフトウェアのバージョンアップが影響して、動作しなくなるでしょう。

解決策

Salesforceは、なるべく標準機能で標準画面の操作に慣れていくことが大事です。繊細な作業は、慣れてから使いこなしていくイメージが大切になります。

https://biz.teachme.jp/blog/salesforce-motohashi-intro/

使い方の間違い:データ入力するスタッフにかたよりが起きる

Salesforceは、多機能であるために入力項目を増やし過ぎる傾向にもなるでしょう。そのため、データ入力に対して特定のスタッフだけしか対応しないことも考えられます。正確なデータ抽出にも影響を受けるでしょう。

解決策

Salesforceは、SFAとCRMの機能を活かそうとすると入力項目を増やし過ぎてしまいます。社内でデータ入力の仕方を統一することが必要です。

Salesforceの導入時・構築時の使い方間違い

Salesforceを導入する際や構築の際に、よくある使い方の間違いを紹介します。

導入時・構築時の使い方間違い:Salesforce導入が目的となってしまっている

salesforceのネームバリューが先立ってしまい、「本来何のためのツールを導入したのか？」目的があいまいになってしまう恐れがあります。

解決策

Salesforceは、導入目的を明確にすることが必要です。導入の目的は、営業活動や営業担当者の管理において効果を発揮します。

導入時・構築時の使い方間違い:管理範囲を広げて入力項目を増やし過ぎてしまう

Salesforceの管理機能において、営業活動範囲を超えて社内各部署の業績を組み込んでしまうと、入力項目を増やし過ぎて逆に使いづらくなるケースが考えられるでしょう。

解決策

Salesforceは、営業活動支援と顧客管理に絞ることが大事です。広げることが可能でも、使いづらいツールとなれば入力する担当者も面倒になります。

導入時・構築時の使い方間違い:現場を重視して昔からあるやり方を反映させない

Salesforceでは、現場の意見を重視しすぎて、昔からある営業方法をシステムに反映させようとするケースもあるでしょう。

解決策

システムの導入は、管理制度の向上が目的です。昔からあるやり方を反映させることを目的としてしまえば、本来の効率化となりません。Salesforce導入が営業活動における新しい管理体制の導入と考える必要があります。

導入時・構築時の使い方間違い:Salesforce導入による情報や業績共有に抵抗がある

いままで社内において営業成績を競い合っていた企業では、成績のよい社員がもつ情報を共有できないことが考えられます。Salesforce導入により個の社員がもつ顧客情報や契約件数など社内で共有となるでしょう。中には、情報共有に関して抵抗を感じることもあります。

解決策

Salesforce導入の目的を明確にして、いままでの功績からシステムを活用した管理体制づくりに切り替える必要があります。情報共有に抵抗感のある社員が協力的でなければ、十分なコミュニケーションによる理解は大切です。

導入時・構築時の使い方間違い営業日報から解放されていない

従来の営業活動において、上長が営業日報のフィードバックを抽象的に行っている企業も少なくありません。システム管理された業務レポートに対して、適切な指示ができなければあいまいな見解でも通る営業日報から解放されなくなります。

解決策

営業日報から解放されるには、Salesforce導入の目的を数値評価にて設定します。数値評価を習慣化すれば、上長がSalesforceのダッシュボードから現状を把握できるでしょう。さらに各担当者の自発的な行動も期待できます。

導入時・構築時の使い方間違い:経営者がSalesforceと重複する別の資料作成を求める

企業において、経営者が先頭に立ってSalesforceを活用しているケースは多くありません。そのため、実際の入力操作は営業担当者にかかっています。

経営者がSFAやCRMの機能を理解していない場合です。管理職がSalesforceを理解していないと、2度手間となる営業報告書を求めることがあります。

解決策

Salesforceの導入では、活用する担当者だけではなく社内全体で利用目的を共有することが大事です。Salesforceを使うことは、営業活動を管理した効率化となります。経営陣の理解がなければ、システムの効果が得られなくなるでしょう。

導入時・構築時の使い方間違い:Salesforceを会社のPCで使うルール

テレワークが標準化されている中において、Salesforceを営業ツールとして導入した大きな意味はクラウド対応です。クラウドサービスのSalesforceを会社のPCのみで使うことは機能が活かされていない状況になります。

解決策

Salesforceは、スマホでもタブレットでも操作が可能です。そのため、社内ではなく外出先を問わずリアルタイムな報告ができます。さらに、入力されたデータはすぐに更新され、拠点を別にする社内全体で共有可能です。

間違い事例を活用したSalesforce学習法のポイント

間違い事例から共通することは、社内でSalesforceへの理解が低いことが原因となります。Salesforceは、何となく使いこなせるツールではありません。とくに非IT系の担当者にとって、学習するポイントを押さえることが必要となります。

Trailheadのアカウントを作成する

社内にてSalesforceの研修会を開催して、Salesforce公式で提供する学習サイト「Trailhead」の使い方を案内することが必要です。Trailheadでは、個人アカウントの作成方法を共有してポイント獲得やバッジ取得により楽しくスキルアップできます。

https://trailhead.salesforce.com/ja#

開発環境「Depveloper Edition」を利用する

Salesforceでは、無料の開発環境「Depveloper Edition」が利用可能です。先ほど紹介したTrailheadを進めるにあたって「ハンズオンChallenge」では、実践的な開発を体験できます。

Salesforce初心者向けコミュニティに参加する

Salesforceの学習を孤独にはじめるよりも、仲間から刺激を受けながら学ぶことも必要でしょう。Salesforceには初心者向けのコミュニティが豊富に開催されています。属性の合うコミュニティに参加できれば、知識習得の加速になることでしょう。
https://www.escortia.net/s/article/salesforce-MCEXV6JUH5YVHCPK5PPLDUGYUY3A

まとめ

今回は、Salesforceの間違った使い方について、具体的な部分から社内全体での間違った観点などを紹介してきました。
Salesforceのネーミングばかりが先行して、「導入すれば業績が改善される」と判断してしまう前に、社内全体でツール活用に必要な体制づくりが大事です。

そのためには、最後に紹介した初心者からでも安心してはじめられる学習方法を取り入れてみることからはじめてみましょう。
Salesforceを正しく活用するには、社内全体で挿入目的を明確にすることが使いこなすための条件となります。

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