Salesforceにおける営業引継ぎの方法　リード、取引先、商談の一括移行方法とともに解説

2024.08.08

#Salesforce #営業引継ぎ

Salesforceでの営業担当者の引継ぎは、顧客との関係を維持し、ビジネスを円滑に運営する上で非常に重要です。
営業担当者の退職や異動があった場合、その業務は引き継ぎ人にスムーズに移行されなければなりません。
システム担当者として、このプロセスを管理することが求められます。
Salesforceでは、リード、取引先、商談などの重要な情報がデータベースに保存されています。
これらの情報を正確に移行することで、新しい担当者が業務を迅速に継続し、顧客との信頼関係を維持できます。
この記事では、Salesforceでの営業担当者の引継ぎについて詳しく解説します。
また、新しいやり方を適用するチャンスとして、営業プロセスの改善や効率化にも取り組むことができます。
システム担当者として、営業担当者の引継ぎを成功させるために、この記事を活用してください。

Saleforceで営業引継ぎが必要な理由

Salesforceにおける営業引継ぎが重要な理由は、以下4点です。

• 商談をスムーズに継続する
• 顧客に迷惑をかけない
• 集計データの正確性を保つ
• 新しいやり方を試すチャンス

それぞれ解説します。

商談をスムーズに継続する

営業担当者の交代によって、進行中の商談に影響が及ぶことは避けられません。
適切な引継ぎが行われれば、商談の継続性を確保し、顧客との信頼関係を損なうことなくビジネスを進めることができます。

商談の情報や進捗状況を正確に引き継ぎ、新しい担当者がスムーズに商談を引き継ぐようサポートすることが重要です。

顧客に迷惑をかけない

Salesforceでの営業引継ぎは、顧客との関係を維持する上で非常に重要です。
顧客は信頼関係を築いた担当者とのコミュニケーションを大切にしており、突然の担当者の変更は不安を引き起こす可能性があります。
適切な引継ぎが行われない場合、顧客が不快な思いをすることや、ビジネスが失われる可能性があります。
そのため、営業引継ぎでは顧客のニーズや関係性を考慮し、スムーズな移行を実現する必要があります。

集計データの正確性を保つ

Salesforceは、営業の活動や売上内容や売上数が営業毎、支店毎など簡単に集計できることがメリットです。

商談、取引先の所有者が前任担当者のままだと、活動の集計や売上が前任担当者としてカウントされてしまい、集計データが正しくなくなります。

Salesforceのデータを正確に保つことは、マネージャーなどが正しく判断する上で必要不可欠です。
商談、取引先など前年担当者が所有しているデータは、後任の営業担当に移行しましょう。

新しいやり方を試すチャンス

営業引継ぎは、新しいやり方やアプローチを導入するチャンスでもあります。
新しい担当者がビジネスプロセスや顧客対応方法を見直し、改善点を発見することができます。

既存の問題に対処するための新たなアイデアを導入することも可能です。
そのため、営業引継ぎを単なる変化の手続きではなく、ビジネスの成長や改善の機会と捉えることが重要です。

Saleforceで営業引継ぎを成功するポイント

営業引継ぎが成功するかどうかは、引継ぎされる情報が正しく引き継がれているかどうかにかかっています。
これには、商談情報や顧客との約束が適切に引き継がれていること、そして引継ぎの分配が既存セールスチームに対して納得できることが重要です。

商談情報が引き継がれている

商談情報の正確な引き継ぎは、顧客との信頼関係を維持し、ビジネスの継続性を確保する上で不可欠です。
引継ぎ前には、進行中の商談や取り決め、次のステップなどの情報が新しい担当者に伝達される必要があります。
これにより、新しい担当者が商談の状況を把握し、顧客とのコミュニケーションをスムーズに継続できます。
　

顧客との約束が引き継がれている

営業担当者と顧客の間で行われた約束や合意事項は、引継ぎの際にも適切に引き継がれる必要があります。

約束されたサービスや製品の提供、次のステップの予定、契約条件の詳細などが含まれます。
顧客との関係を損なわずにビジネスを継続するためには、これらの約束事が新しい担当者によってしっかりと守られることが重要です。

引継ぎの分配が既存セールスに対して納得できる形になっている

引継ぎの分配は、既存のセールスに対しても納得がいくように行われる必要があります。
これには、新しい担当者への引き継ぎが公平であること、そしてセールスチームのメンバーが引継ぎの結果に納得していることが含まれます。

例えば、有望顧客の振り分けに偏りがあったりすると、結果敵に売上成果も偏りが発生する恐れがあり、セールスのモチベーションに影響を与える恐れがあります。

引継ぎの分配など、Salesforceのレポートやダッシュボードを作成して、セールス毎に偏りがないように調整し、セールスにも説明すると良いでしょう。
これにより、チーム全体のモチベーションが維持され、営業活動が円滑に進行します。

営業引継ぎの為、Saleforceでレコードを一括移行する方法

営業引継ぎの為のSalesforceでの一括移行の手順を案内します。

・Salesforceのメインメニューから「設定」を選択します。
・設定ページで、「管理」→「データ」→「所有権の一括変更」を選択します。
・所有権を移行するレコードの種類に対応するリンクをクリックします。
・ 移行元には現在の所有者の名前を入力し、移行先には新しい所有者の名前を入力します。

・ 取引先移管の場合は、進行中の商談、完了した商談を移管するかチェックします。
・ 変更を保存して、データの所有権を新しい担当者に一括移行します。

参考.リードの場合

参考. 取引先の場合

営業引継ぎの為、Saleforceでレコードを移行する際の注意点

営業引継ぎの為、Salesforceでレコードを移行する際の注意点を解説します。

リード移行の注意点

リードの移行では、以下の注意点に留意する必要があります。
情報の一貫性を保つ必要があり、移行先の担当者には、リードに関する重要な情報や進捗状況を正確に伝える必要があります。
リードにおける過去のやり取りやメールの履歴などの情報も適切に移行されるよう確認しましょう。

例えば、リードの場合はSalesforceに登録されたキャンペーンの情報やフォロー中の顧客の情報などを引き継ぎます。

取引先と取引先責任者の場合

取引先や取引先責任者の移行には、次の点に留意します。
取引先や取引先責任者に関連するデータも一緒に移行する必要があります。
関連するリードや商談などの情報を適切に関連付けて移行します。

移行先の担当者が顧客との関係を維持できるよう、正確な情報と適切な活動履歴を提供します。
例えば、顧客の所在地や部署、役職など常に最新にしておく必要があります。
資材部門では価格や商流の話が話題になりますし、商品の購入部門では機能アップデートなどの話が主な話題になるでしょう。
前任が顧客をいつ訪問したのか、その際の提案内容などSalesforceの活動履歴で確認できるようにしておきましょう。

取引先や取引先責任者が異なる所属や部署に属している場合、特性を考慮してフォローを実施する必要があります。

進行中の商談の場合

進行中の商談を移行する際には、商談の進行状況や重要な情報が適切に移行されるようにします。
例えば、商談のフェーズやそこにいたるまでの活動履歴、予想売上などの情報が含まれます。

移行先の担当者が商談を引き継ぐ準備ができていることを確認し、必要に応じて支援します。
商談が進行中の顧客とのコミュニケーションが途切れないように、後任の挨拶やメールでの連絡など、適切な引継ぎ手順を実施します。

Salesforceで営業担当引継ぎを前向きに捉え、売上拡大を目指そう

営業担当者の引継ぎは、顧客との関係を維持し、営業活動をスムーズに続けるために重要です。
Salesforceを使用する場合、リード、取引先、進行中の商談などの情報を適切に引き継ぐことが必要です。
これにより、顧客とのコミュニケーションが途切れず、商談の進行状況が途切れないようにすることができます。
また、新しい担当者が迅速に業務に参加し、正確な情報を使用して業務を行うことができます。
重要なポイントは、情報の一貫性と引き継ぎの円滑さです。情報が途切れたり、不正確だったりすると、顧客との信頼関係に影響を与える可能性があります。
したがって、適切な手順とツールを使用して、営業担当者の引継ぎを効果的に行うことが重要です。

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