知っておくと便利！Salesforcceのデータインポートウィザード利用方法の手順を紹介
「レコードに大量のデータを送りたいけれど、手軽にできる方法はあるのだろうか？」
Salesforceで扱うデータは、内部データだけではなく外部データを取り込む必要があります。外部からのデータ転送には、データインポートウィザードが利用できます。
今回は、大量にデータを転送するためのデータインポートウィザードについて、データローダとの違いやメリットなど紹介します。外部データ取り込みの方法を探しているご担当者は、参考にしてみてください。
データインポートウィザードの定義
Salesforceでビジネスに関係するデータを手間なくインポートするには、標準で用意されているインポート機能が利用できます。それは、Salesforceの標準オブジェクトのデータをCSVファイル形式で簡単にインポートする機能です。転送するデータは、次のようなデータがあげられます。
これらのデータをSalesforceに転送する機能に、データインポートウィザードがあります。インポートの許容範囲は、1回につき最大で5万件のデータ利用が可能です。Salesforceでは、外部のデータをインポートする際にデータインポートウィザードが欠かせないツールとなります。
データローダによる転送と違いを比較
ここで注目したいのが、Salesforceに外部データをインポートするツールとしてデータローダが存在することです。データローダがあるのに、なぜデータインポートウィザードを使う必要があるのでしょうか？
データローダは、クライアント側の環境で利用するクライアントアプリケーションです。データインポートウィザードを利用したデータ転送では、クラウド環境のSalesforceに元々備わっているインポート機能となります。違う点は、クライアントアプリケーションの場合は、インストールが必要なことです。
動作環境の場所も、データローダはクライアント先の環境となります。別の環境でインポートが実行される点に違いがあります。動作環境以外のデータローダとデータインポートウィザードの違いは次のとおりです。
■データローダの機能と対象ユーザ
インポート及び、エクスポートに対応
データ転送上限：5万件～500万件
利用にはシステム管理者権限が必要（APIの有効化で権限の解除が可能）
■データインポートウィザードの機能と対象ユーザ
インポートのみ対応
データ転送上限：5万件
システム管理者や標準ユーザの利用が可能
データ転送処理の制限範囲やエクスポート機能などで判断すると、データローダとなるでしょう。ただし、利用するには、システム管理者の権限付与や権限解除の設定が必要なため、手軽さではデータインポートウィザードになります。5万件以内のデータを手軽にインポートするのであれば、データインポートウィザードの選択ではないでしょうか。
データインポートウィザードを利用するメリット
データのインポートを行う方法としてのメリットを説明します。
上記のメリット以外にも、オプション機能を使うとファイルの文字コードを選択したり、ワークフロールールやプロセスをレコード条件一致で指定したりできます。
データをインポートする利用手順
それでは、データをインポートする手順について解説します。
- 「設定」を開く
- 「クイック検索」ボックスを利用して「データインポートウィザード」を入力して呼び出す
- 候補から「データインポートウィザード」を選ぶ
- 「お知らせページ」の内容を確認
- 「ウィザードを起動する」を選択（ホームページ内の「ツール」リストからも起動可能）
- インポート対象のデータを選ぶ（「標準オブジェクト」または「カスタムオブジェクト」）
- 追加や更新の指定（新規レコードの追加・既存レコードの更新・追加と更新の同時実行）
- 必要であれば、一致条件やその他条件を設定
- データ項目をSalesforceのデータ項目に対応付け設定する
- 対応付けされていない項目がないかスキャンする
- 対応付けられていない項目の左側「対応付け」ボタンを押す
- 「項目の対応付け」ダイアログボックスが開いたら10個までの「対応付け」項目を選択
- 自動処理された「対応付け」項目を変更する場合は左側の「変更」ボタンを押す
- 「対応付け」項目から除外する項目を削除
- 「次へ」
- 確認ページで表示されるインポート項目をチェック
- 追加のインポート項目があれば「前へ」で再度、対応付け項目を指定
- 確認が済めば、「インポート開始」を選択
- データインポートウィザードのホームページを開く
- ホームページの「最近のインポートジョブ」グラフの表示を確認
以上がデータインポートウィザードの利用手順です。手順工程が多いため、次のように要点をまとめてみました。
- インポートする外部データを準備する
- インポートするデータを選ぶ
- 項目ごとに対応付けを設定する
- インポート項目を確認して実行開始する
データインポートウィザードの利用で注意すべきポイント
データをインポートする場合は、いくつかの注意点があります。
ポイント1：インポート対象のデータが重複しないように整理しておく
データインポートウィザードは、シンプルさが特徴となります。シンプルにデータをインポートできる機能ですが、元々の外部データが整理されていないと、インポート後のデータが重複することが考えられます。
インポート前の準備段階では、対象となる外部データを整理しておくことをおすすめします。その理由は、おなじデータが煩雑になっている場合、エラーの原因になるからです。エラーを少なくするには、データごとの容量で重複をチェックしたり、冗長な項目名をチェックしたりしましょう。
とくに、Salesforce上の項目名として対応付けやすい項目名に変更しておくと、インポート後の負担が軽減できます。たとえば、Salesforceの自動対応付けでは、「個人取引先名」を「姓」で対応付けるので、事前に「自動対応付け」で反映される項目名に変更しておくことをおすすめします。
ポイント2：Salesforce側の項目名とインポート対象の項目名の一致を確認しておく
先ほどの注意点に関係するポイントとなります。対応付けられていない項目はインポートされない仕様のため、手順後半の確認ページで項目名が正しいか、チェックが必要です。
ポイント3：組織のユーザに影響を与えない程度の数量で分割転送も考慮しておく
データインポートウィザードでは、一度に大量のインポートを実行すると、組織内における他の動作へ影響を及ぼすでしょう。たとえば、他のユーザがレポートを編集中にインポートの影響を受けて進められなくなることも考えられます。
対処法としては、インポート作業を組織内のユーザが利用しない時間帯で分割した転送も考慮しておきましょう。
まとめ
今回は、Salesforceのデータインポートウィザードについて、使い方手順やメリット、注意点などを解説してきました。データローダと比較すると、エクスポート機能はありませんがクラウド上でシステム管理者の権限なく処理できる点が手軽な機能となります。本記事で紹介した注意点をもとに、大量の外部データをインポートしては、いかがでしょうか。
