【事例】ボランティア支援団体 日本財団ボランティアセンター様へのSalesforce導入事例のご紹介
日本財団ボランティアセンター様
日本財団ボランティアセンター様へ、Salesforce社のSales Cloudの導入をお手伝いさせて頂きましたので、事例としてご紹介させて頂きたいと思います。
日本財団ボランティアセンター様のご紹介
「ながぐつプロジェクト」をご存知でしょうか？ながぐつプロジェクトとは、東日本大震災によって甚大な被害に見舞われた福島県いわき市を中心した学生ボランティア派遣活動の名称です。学毎回10名程度の学生ボランティアが被災地を訪れ、地域の方々と交流を深めながら、建物の修繕や清掃、イベント運営などの支援を行うというものです。また、2020年からはオンラインという新しい形でのボランティア活動を通して、福島の商品の魅力をPRする支援を行なっています。
ながぐつプロジェクトを2011年に設立し、運営を行なっているのが日本財団ボランティアセンター(旧：日本財団ボランティア学生センター、以下Gakuvo)様です。Gakuvo様は学生ボランティア活動支援を行う公益財団法人であり、ボランティア活動を通した学生自身の成長と、次世代を担う人材の育成を目指し2010年に創立されました。Gakuvo様では、ながぐつプロジェクト以外にも2016年に発生した熊本地震や2018年に発生した西日本豪雨など、日本各地への精力的なボランティア派遣を行なっておられます。また、Gakuvo様は100校にも及ぶ大学様と協定を結んでいます。協定を結ばれた大学様へボランティアについて学ぶ講座を開講したり、所属大学や専門性を超えた交流を行うコンテストやシンポジウム、災害ボランティア養成セミナーの開催も行うなど、学生ボランティアに対する認知と交流の輪を広げる活動も行っております。Gakuvo様はこれまで計300回以上のボランティア派遣を行い、そこに参加された学生様はのべ15000名以上にも及びます。
Gakuvo様での課題
Gakuvo様では、ボランティア派遣やセミナー等の企画、募集、実施を全て行っているため、その情報量は膨大になります。しかし、活動ごとにエクセルで名簿を用意し、大学の担当者や参加者の連絡先を把握するという手法を取っておられました。15000名以上の学生様の情報をエクセルで管理するのは大変手間がかかります。その上、マスタとして学生様の情報を管理できていなかったため、「ある学生がこれまでどんなイベントに参加されたか」といった情報間の繋がりをすぐに確認することができない点が課題となっておりました。また、情報が一元管理されていないため、誰がいつ作成したか、どこにどの情報が存在するかが不明瞭になっていました。そのため、担当者が変更になったり、他部署との連携が必要になった際には引き継ぎに無駄なコストが発生してしまいました。情報管理に対して必要以上に人数やコストを割く事が難しかったため、煩雑な情報管理は課題となっておりました。
Gakuvo様でのSales Cloud活用
そこで弊社では、業務システムとしてSales Cloudの導入をお手伝いいたしました。Sales Cloudでは、学生様や大学担当者様の連絡先、ボランティア参加レポートの内容といった情報をまとめて統合し、マスターで管理することで、誰が見ても一目で情報を共有することが可能になります。例えば学生様の情報であれば、入学前から在学中、卒業後という長いスパンで、どういった活動に参加され、Gakuvo様とどういったやりとりを行なってこられたかが明確になりました。学生様に関して他面的な情報を得られたことで、それぞれの学生様に合わせたアプローチが可能となっています。
Salesforceを導入したメリットは他にもございます。これまでセミナーの参加者に対してメールを一斉送信する場合、エクセルからメールアドレス情報をコピーし、宛先に指定しなければなりませんでした。しかしSales Cloudでは、セミナー参加者グループへメールを一斉送信することがでます。さらに、Google Formと連携することで、ボランティアなどに参加する学生様の意思を分散することなくSales Cloudに集約することができるようになりました。Sales Cloudでは、作業を自動化し、業務の効率を向上させる事が可能です。
Gakuvo様からのお言葉
Sales Cloud上で情報を一元管理することで、これまで重複していたデータを整理する事ができました。また、学生様それぞれに対応したアプローチをとることが可能になりました。そのため、今後は学生様に対してよりきめ細やかに対応でき、より深いパートナーシップの構築ができると思っています。今後、業務が拡大しても、Sales Cloudを活用してしっかり対応していきたいです。
