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スタートアップの業務効率化!PDCAで回すフレームワークの紹介

スタートアップは、業務効率を上げるためにオペレーションの標準化をどのように進めていけばよいのでしょうか?

スタートアップがオペレーショナルエクセレンスを導入するには、内部の仕組みや業務を強化するためのPDCAを回すことが重要です。この記事では、スタートアップがPDCAを回して業務効率改善方法について解説します。

業務課題それぞれを強化することが重要

業務効率改善では、フレームワークを活用した方法も紹介しましょう。実際にオペレーショナルエクセレンスの導入を考えているスタートアップ経営層は、参考にしてみてください。

業務の属人化や陳腐化、肥大化など業務課題を抱えたまま経営を進めてしまうと、あらゆる問題の発生を起こします。

成長を低下させる問題
ユニットエコノミクスを悪化させる問題
社員ひとりあたりの生産性を下げる問題
間接費用を多くする問題

成長を低下させる問題

企業が成長を低下させる問題では、次のようなことが考えられます。

コミュニケーション不足
人事評価の正当性不足
業務マニュアルの精度不足

企業が成長するにあたって、社員のモチベーションは不可欠です。モチベーションが上がらない状態でビジネス規模を拡大しても、非効率な投資になることが懸念されます。成長企業では、組織内のコミュニケーションが円滑であり、正当な人事評価のもとで成り立つのではないでしょうか。人事評価もコミュニケーションも業務マニュアルの精度に大きく影響されます。

ユニットエコノミクスを悪化させる問題

SaaS業界では、顧客1人のライフタイムバリューを重要視するため、ユニットエコノミクス(ひとつの案件単位によるビジネスの収益指標)の悪化は大きな問題です。業務の標準化が未熟な状態では、ユニットエコノミクスも明確ではなく、改善させる要素を判断できなくなります。

社員ひとりあたりの生産性を下げる問題

社員ひとり当たりの生産性が下がることは、オペレーションの標準化が明確になっていないことが要因です。同じ業務に対して、担当者が異なるとパフォーマンスも変動する状態では生産性の確保がむずかしくなります。

間接費用を多くする問題

属人的な業務や業務の複雑化は、間接費用を多くする要因になるでしょう。当初設定した減価に対して、業務が肥大化するにつれて増えてくる間接費用は、オペレーションの標準化に妨げとなる問題です。

4ループ学習システムによる業務効率の改善


先ほど取り上げた業務課題は、内部の仕組みや業務自体を強化する必要があります。業務を強化する施策として、フレームワークによりPDCAを回す方法を紹介しましょう。

業務や行動の質を高める目的でPDCAを回すフレームワークが「4ループ学習システム」です。PDCAは、Plan「計画」→Do「実行」→Check「評価」→Action「改善」の4サイクルで業務を進める王道のメソッドになります。

4ループ学習システムは、業務の質や行動の質を高めるために、7日~14日間を単位として改善をくり返していく仕組みになります。スタートアップが組織として、「どのようなパフォーマンスを発揮していくか?」を検討・評価するために、株式会社ユニコーンファーム代表取締役の田所雅之氏が考案したフレームワークです。

4ループ学習システムの単位は、次のとおりです。

1日で回すPDCA:行動の量が起点
1週間~2週間で回すPDCA:行動の質が起点
1カ月~3か月で回すPDCA:戦略・KPI・リソース配分が起点
3カ月~1年で回すPDCA:ミッション・ビジョン・バリューが起点

PDCAサイクルごとに取り組む項目を設定します。具体的には、次のような設定です。

1日単位の学習ループ

1日単位の学習ループでは、次のようなサイクルで回します。

行動量→結果→その日の業務効率の評価・成長・学習成果など→行動量

1週間~2週間単位の学習ループ

1週間~2週間単位では、行動の質が起点として振り返ることが大事です。単位の期間が長くなるにつれて項目も増えてきます。

行動の質→行動量→結果→業務の内容が適切かどうか判断する→行動の質

1カ月~3か月単位の学習ループ

1カ月~3か月単位の学習ループでは、標準化を設定するためのミーティングを実施します。ミーティングの目的は、企業の課題となる部分を横断的かつ全社的に捉えて問題解決することです。

戦略・KPI・リソース配分→行動の質→行動の量→行動の結果→戦略・KPI・リソース配分が適切であるか?判断する→戦略・KPI・リソース配分

3カ月~1年単位の学習ループ

3カ月~1年単位の学習ループでは、ミッション・ビジョン・バリュー(時代を考慮した企業の目指す方針)を起点として、PDCAを回していきます。

ミッション・ビジョン・バリュー→戦略・KPI・リソース配分→行動の質→行動の量→結果→ミッション・ビジョン・バリューが適切であるか判断する→ミッション・ビジョン・バリュー

日々の行動とミッション・ビジョン・バリューを繋げた考え方

4ループ学習システムは、日々の行動とミッション・ビジョン・バリューを繋げた企業の適切さを評価するメソッドです。4ループ学習システムにより、業務の質と行動の質を改善できます。結果的に、オペレーショナルエクセレンスの確立に役立たせる役割になるでしょう。

また、ミッション・ビジョン・バリューは変化を止めない外部環境の中で、企業の追求する顧客価値や機能追加など意思決定で重要になります。

2軸プロット


もう1つの業務改善のフレームワークは、2軸プロットです。2軸プロットは、重要性と緊急性をフレームワークの2軸で構成されます。2軸プロットの目的は、業務と行動の質を振り返ってチェックするフレームワークです。

2軸プロットは、縦軸を重要性、横軸を緊急性として「高いか、低いか」を判断します。7つの習慣を提唱しているスティーヴン・R・コヴィー博士の3番目の習慣で紹介されているフレームワークです。フレームワークを使うときは、上司と部下、または同僚同士が1対1で行う1on1ミーティング形式を使います。重要性と緊急性の定義の理解につながるフレームワークです。

業務を構成立てて可視化することは、業務のブラックボックス化を見極める役割があります。具体的には、次のような検証です。

重要性と緊急性の低い業務を止めることが可能か?
重要性と緊急性の高い業務をシステム化できないか?
重要性が低くて緊急性の高い業務のリソースを減らせないか?

このように検証して、改善策を投入していくことがオペレーショナルエクセレンスになります。

まとめ

今回は、スタートアップの業務効率化になるPDCAで回すフレームワークについて解説してきました。4ループ学習システムでは、PDCAの周期を4段階に分けてループした学習方法です。オペレーショナルエクセレンスの構築を定期的に見直す重要な取り組みになります。もう1つの2軸プロットは、業務のブラックボックス化を見極める方法として役立つでしょう。

オペレーショナルエクセレンスは、業務を標準化して時代の変化とともにアップデートをくり返す持続的競合優位な実装です。事業の各フェーズにおいてポイントを明確にできれば、スタートアップの成長戦略として効果を発揮するでしょう。

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