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名刺管理サービス『SmartVisca』とは?Salesforceとの連携などを解説!

営業活動によって入手した名刺情報・顧客データは効率的に管理できていますか。
ビジネスの現場では顧客データの管理がより重要視される中、データの入力と管理に工数がかかってしまい、全ての顧客データを効率的に管理できていないという企業は少なくないのではないでしょうか。

この記事では、Salesforceと連携して名刺情報や顧客データを管理することができる『SmartVisca』というサービスについて紹介します。

『SmartVisca』とはどんなサービス?

主な機能

SmartViscaとは、名刺データ管理に特化したSalesforce用のAppExchangeです。SmartViscaの主な機能を4つ紹介します。

①紙名刺のデジタル化

展示会や営業活動によって獲得した紙の名刺をスキャナーもしくはSalesforceアプリから読み取り、データ化することができます。
大量の名刺を交換し、データを管理するのが億劫になっても心配ありません。
スキャナーを使用すれば、大量の名刺データを高速で取り込むことが可能です。
取り込んだデータにはその場でメモやタグを追加することもできるため、後からいつどこで会った顧客か、どんな属性の顧客かを見直す際に役立ちます!

データの取り込み完了後、約1分で登録が完了します。名刺の読み取りには世界最高水準のAIーOCRを採用しているため、高速かつ高品質なデータ取り込みが可能となっています。

有償のオプションにはなりますが、オペレーター入力校正を利用すれば、データ精度はなんとほぼ100%!かなり精度の高いサービスということが分かります。
さらに、オペレーター入力校正を利用すれば名刺に書かれた手書きメモのデジタルデータ化も可能。パッとその場でメモをした情報や+αの気づきも簡単にデータ化して管理することができます。

OCRでの読み取りと併用して一部だけオペレーター入力校正を使うこともできるため、目的に合わせて柔軟に活用できそうですね。

②オンライン名刺交換

名刺が必要なタイミングでうっかり切らしていた…そんな経験はありませんか?
SmartViscaならそんな心配は無用です。
パソコンやモバイルデバイスを使用して、オンライン上で名刺交換を行うことができます。
また、社名、住所、役職など従来の紙の名刺で含まれている項目に加えて、独自の項目を追加してカスタマイズすることも可能です。

名刺交換のやり方はとても簡単です。
まず、SmartViscaに登録済みの自分のプロフィールからURLをコピーし、メールやチャット等で送信します。受信者は、送られたリンクを開き、自身の名刺を撮影して送り返します。以上で名刺交換完了です。送り返された名刺は、自動でSmartViscaのクラウド連絡帳に保存されます。受信した名刺のプロフィールはCSVやvCard形式でダウンロードすることが可能です。

URLを受信した際に手元に名刺を持っていなくても問題ありません。項目にデータを入力するだけで名刺データを登録することができるフォーム機能も搭載しているため、名刺を持っていなくても返答可能となっています。また、返送フォーム入力補助としてメールの署名欄をコピー&ペーストするだけで自動でフォームの項目に情報を反映させる機能もあります。

送信者は、社員を複数名選択して一括で名刺情報を送信できるURLを作成することもでき、複数名が参加するオンライン会議などの際に役立ちます。

さらに、ユーザのSalesforce環境の言語設定が日本語以外に指定されている場合、各種メッセージやラベルで自動的に英語表示をすることができるため、海外の顧客との名刺共有や顧客情報の管理を行いたい時に言語設定で困る心配はありません。グローバルにオフィス展開を行う企業にとっては必要不可欠の機能ではないでしょうか。

③Web連絡帳(クラウド連絡帳)

取り込んだ紙名刺やオンラインで交換した名刺は、全てクラウドの連絡帳に保存され、一元管理をすることが可能です。

また他の社員が登録した情報も共有されるため、異動や退職があった際にも顧客の連絡先の引き継ぎを行う必要がありません。

名刺の履歴管理も行うことができるため、常に最新の顧客データを確認することができます。

④ Salesforce連携

詳細については後述しますが、SalesforceのAppExchangeということもあり、名刺データ連携の手間・コストがほとんどかかりません。
特に顧客管理にSalesforceを使用している企業にはうってつけのサービスです。

他の名刺管理サービスとの違いは?


最近は様々な名刺管理サービスがありますが、一部の名刺管理ツールでは取り込んだ名刺データがツール独自のデータベースに格納されるため、データを利用するためにはAPIによる連携やCSVによる手動連携が必要になり、コストも手間もかかってしまうというケースがあります。

一方でSmartViscaはSalesforce一体型のサービスであるため、スキャナーやモバイルデバイスでデータを取り込むだけでSalesforceにデータが連携され、手間やコストがかからないところが一番のメリットといえるでしょう。

Salesforceとの連携

Salesforceへのデータ登録・更新

取り込まれた紙名刺・オンライン名刺の顧客データを、Salesforce オブジェクト(リード・取引先責任者・取引先)に一括登録・更新が可能です。

名刺データはもちろん、登録の際に追加したメモやタグとSalesforceの標準およびカスタム項目とのマッピングもできるため、漏れなく簡単に全てのデータをSalesforce に連携することができます。

データ登録有無・登録先候補表示

取り込んだ顧客データが既にSalesforceに登録済みである場合、データ取込時にその旨が表示されるため既存レコードの有無を一目で確認することができます。
完全に既存データとマッチせずとも類似データがある場合には、候補の一覧が表示され、新規で登録するか更新をするか選択することが可能となっており、同一の顧客が重複して登録されることを防ぐことができます。

自動データ連携

あらかじめルールを設定しておくことで、既存レコードがある場合は自動でSalesforce上のデータを上書き更新、レコードがない場合は新規レコードを作成するという処理をSmartViscaが自動で実行します。これにより、データ更新の手間を大幅に削減することができます。
レコードのマッチ条件や新規作成の有無(新規で作成可能とするか、上書きのみ実行可能するか)など、更新の際の条件は柔軟に指定することができます。

キャンペーン連携

名刺取り込み時にSalesforceのキャンペーンを付与することで、名刺データ取り込み時にキャンペーンメンバーに自動で登録することができます。キャンペーンメンバー一覧からアプローチの状況を可視化したり、施策ごとの名刺獲得枚数の検証をしたりと、マーケティング活動の成果を上げるデータ分析にも有効です。

アクセス権制御

Salesforce標準機能である権限セットやプロファイル設定などを活用し、ユーザに共有できるデータ範囲を柔軟に制御することが可能です。
他部署の社員には顧客データを見せないなど、閲覧可能範囲をグループ・個人単位どちらでも自由に設定することができます。

まとめ


今回の記事では、Salesforceと連携して使える便利な名刺管理サービス、SmartViscaについて解説しました。
実際にSmartViscaを導入した企業では、名刺の手入力を効率化したことで大幅な営業工数の削減や、Salesforceとの連携を生かしビジネス拡大に成功したという事例もあります。
SmartViscaとSalesforceを活用して、シームレスな顧客データ管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

投稿者プロフィール

河村 大輔
Salesforceの導入を支援するフロッグウェル株式会社のシニアコンサルタント。Salesforce導入前の課題整理や戦略検討から、導入支援、定着化・保守など、多岐にわたるサポートを経験。Salesforce認定SalesCloudコンサルタント、上級アドミニストレーターの資格を保有。

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