Account Engagement ユーザー同期機能とは 設定のポイントや注意点を分かりやすく解説
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Account Engagement（旧：Pardot）は、Salesforceのマーケティングオートメーションツールであり、見込み客の獲得から育成、顧客化までを効率的に行うために非常に強力なソリューションです。Salesforceと連携させることで、マーケティングと営業の連携を強化し、さらなる業務効率化を図ることができます。この連携において重要な役割を果たすのがユーザー同期機能です。
本記事では、Account Engagementの導入を検討している方に向けて、ユーザー同期機能の詳細、メリット・デメリット、設定のポイントや注意点を分かりやすく解説します。
Account Engagement（旧：Pardot）ユーザー同期機能とは？
従来のユーザー管理は、Account Engagement画面上での手動作成やCSVファイルによるインポートが主流でした。しかし、2020年7月以降に導入された環境では、Salesforceユーザー同期という機能が利用可能になっています。この機能により、Salesforceのユーザー情報がAccount Engagementに自動的に反映されるため、ユーザー管理の手間を大幅に削減できます。
Account Engagement ユーザー同期機能のメリット
ユーザー同期機能には、主に以下のようなメリットがあります。
ユーザー管理の効率化
Salesforce と Account Engagement のユーザー情報を同期することで、ユーザー情報の一元管理が可能になります。Salesforce 上でユーザー情報を変更すれば Account Engagement にも反映されるため、両方のシステムで個別にユーザー管理を行う必要がなくなり、管理の手間やミスを減らすことができます。
セキュリティの強化
Salesforceでユーザーを無効化すると、Account Engagementでも同時に無効化されます。 これにより、部署の移動や役割の変更、退職者がでた場合など、アクセス権限を削除する必要があるユーザーへの対応漏れを防ぎ、セキュリティリスクを低減できます。
プロファイルとロールのマッピング
SalesforceのプロファイルとAccount Engagementのロールをマッピングすることで、新規 Salesforceユーザーの作成と同時にAccount Engagementユーザーも自動で作成することができます。 この機能を活用することで、ユーザーごとに個別にAccount Engagementのアカウントを作成する必要がなくなり、ユーザー管理の負荷を削減することができます。
Account Engagement ユーザー同期の導入前の注意点
上記のように、ユーザー同期機能は便利な機能ですが、導入前にいくつかの注意点があります。
一度有効化すると無効化できない
ユーザー同期機能は一度有効化すると無効化することができません。これまでのAccount Engagementのユーザー管理方法とは異なるため、自社の管理手法や目的に添った運用ができるかどうかを事前に調査し、影響範囲を確認しておく必要があります。少なくともSalesforce社が提供する実装ガイドや基本情報を参照しておきましょう。
同期済みユーザーの設定は Salesforce 側の設定に準じる
同期済みユーザーは、Account Engagementのログイン情報 (IDとパスワード) ではログインできなくなります。 Salesforce ユーザーとしてのログイン情報を使用して、Salesforce経由でAccount Engagementにログインする必要があります。
また、同期済みユーザーの言語設定は、Salesforceの言語設定が優先されます。Account Engagementで個別に言語設定を変更することはできないため、Salesforce側で設定を実施する必要があります。
リアルタイムでの同期が不可
Salesforceのユーザーレコードを変更した場合、Account Engagementユーザーに同期されるまでには通常10分程度かかります。プロファイルとロールのマッピングを更新した場合も変更が反映されるまでに10分程度かかる場合があります。
リアルタイムでの同期が不可能のため、余裕を持ったユーザーの作成や変更を心がけましょう。
Account Engagement ユーザー同期機能の設定方法
ユーザー同期機能を設定するには、次の手順で実行しましょう。
Salesforce ユーザー名のマッピング
すでにAccount Engagementを利用していてユーザー設定を行なっている場合は、Salesforceユーザーとの同期の前に、それらのユーザーをSalesforceのユーザーにマッピングする必要があります。
- アプリケーションランチャーからAccount Engagementアプリケーションをひらき、[Account Engagementの設定]タブをクリックして、ユーザー管理セクションの[ユーザー]を選択します。
- ユーザー (Users)の一覧からマッピングをするユーザーの姓もしくは名を選択します。
- ユーザーの詳細画面で右上の[ユーザーを編集]ボタンをクリックします。
- [CRM ユーザー名]のドロップダウンメニューをクリックするとSalesforceで設定しているユーザー名が表示されるので、マッピングするユーザー名を選択します。
- [ユーザーを保存]ボタンをクリックします。
- ユーザーレコードの [CRM ユーザー (CRM USERSNAME)]の列で [今すぐ検証]のボタンが表示される場合はクリックするとマッピングが開始されます。
- マッピングするユーザーごとに、1〜6の手順を繰り返します。
SalesforceユーザーのAccount Engagementへの割り当て
次に、Salesforceの設定画面からユーザーを割り当てていきましょう。Account Engagementへの割り当ては、ユーザーごとに1つ1つ実施することもできますが、公開グループやロール、またはロール & 下位ロールに基づいてまとめて割り当てることも可能です。
- Salesforceの設定画面で、[クイック検索] のボックスに「ビジネスユニット」と入力し、[ビジネスユニット設定] をクリックします。
- 割り当てをする対象のビジネスユニット行の[ユーザーの管理]をクリックします。
- [エンドユーザーの割り当て]ボタンをクリックします。
- 割り当てるユーザーを対象のユーザーグループに追加し、変更を保存します。
Salesforce へのユーザー管理の移行
ユーザーの割り当てが完了したら、管理者は Salesforce プロファイルをAccount Engagement のユーザーロールにマッピングできるようになります。次に、Account Engagement 管理者はユーザー管理を Salesforce に移行して、割り当てられたユーザーの Account Engagement プロファイルを作成します。
- Account Engagementアプリケーションから、[Account Engagementの設定]タブを選択し、[コネクタ] をクリックします。
- Salesforceコネクタの横にある歯車マークをクリックし、[設定を編集] を選択します。
- [ユーザーの同期] タブをクリックします。
- ドロップダウンを使用してSalesforceのプロファイルごとにデフォルトのユーザーロールを設定し、保存します。
- [開始]ボタンをクリックし、ポップアップが表示されたら[オプトイン] をクリックして、ユーザー管理を Salesforce に移行します。
以上でユーザー同期の設定は完了です。ユーザー管理が移行されると、Salesforceで割り当てられているユーザーごとにプロファイルが作成されます。
また、前述した通り、Salesforceでのユーザーの変更は有効まで10分程度かかる場合があるので注意が必要です。ユーザーの作成・変更・削除などの各種設定は計画的に実行するようにしましょう。
まとめ
ここまでユーザー同期機能の設定方法について解説してきました。ユーザー同期機能を活用することで、SalesforceとAccount Engagementのユーザー管理を一元化し、ユーザー管理の効率化、セキュリティの向上、柔軟なユーザー管理といったメリットを得られます。
ユーザー同期機能のメリットと注意点を十分に理解した上で、効果的にマーケティングオートメーションを活用できるようになりましょう。
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