【事例】幅広いリーガルサービスを提供する稲葉総合法律事務所様へSalesforce導入事例のご紹介
業界のニーズに合わせたシステムの導⼊
フロッグウェルは、幅広いリーガルサービスを提供する稲葉総合法律事務所様に、様々な情報管理を行うことを目的として、Salesforceの導⼊支援を行いました。
Salesforceでは、依頼者管理/案件管理/請求管理を行い、Salesforceの情報を帳票システムにより出力することで、業務のタスク管理から請求対応までを、システム上において一気通貫で作業できる環境を実現いたしました。
今回、導⼊の背景やその効果などについて、ご担当の木村様にお話をお伺いしました。
金融法務、不動産法務、再エネ事業法務、⼀般企業法務、M&A、紛争解決、知的財産権、労働法分野等を含む幅広いリーガルサービスを提供する総合法律事務所
稲葉総合法律事務所は、金融法務を多く扱いつつも、不動産法務、再エネ事業法務、⼀般企業法務、M&A、紛争解決、知的財産権、労働法分野等を含む幅広いリーガルサービスを提供しております。
専門分野に⻑けた弁護⼠が、機動的に対応することによって、依頼者のニーズに合わせた⾼質なリーガルサービスを提供することを目的として設⽴しました。取り扱う案件の多くは企業法務を中⼼としていることから、Salesforceでの管理も企業依頼者及び企業案件が中心となっております。
Salesforce帳票システム導入の背景
もともと当事務所は、弁護士向けのシステムを使っておりました。しかし、これまでのシステムのみでは、弁護士を含む事務所在籍者の稼働状況をリアルタイムに迅速かつ的確に把握することが容易ではなく、稼働している時間の管理とともに、稼働時間を踏まえた請求管理及び請求書作成までを迅速かつ一貫性のある作業として⾏いたかったものの、従来のシステムでは当該要請を十分に満たすことが難しく、当該システムとExcelでの入力・管理を併用するといった複数ソフトを用いて情報管理を行うといった状況でした。
そこで、これら稼働時間の入力・管理から検討・編集を経て請求書作成・出力までの作業を一括管理・実施ができるシステムへの変更を検討し、最終的にSalesforceを導入することを判断したという経緯になります。
もっとも、Salesforce導入決定後、導入に向けたSalesforceシステム構築作業を進めていたのですが、当初はなかなか同事務所の要請を満たす内容・体裁を実現することが出来ず、苦労しておりました。
そのような折、もともと他の法律事務所様にSalesforce導⼊経験を有していたフロッグウェル社の紹介を受け、同社のサポートのもとに改めてSalesforceシステムを構築していくこととなりました。
-Salesforceを導⼊しての変化はどのようなものがございましたか。
1つ目は、社員間でのコミュニケーションの円滑化・迅速化が飛躍的に高まり、情報の整理・集約がしやすくなったことです。
従前は、例えば請求内容等をシステム上で登録した後、当該登録した内容をＥメールにコピーした上で送信をする方法により担当者間で共有するという複数の作業段取りで行っておりました。
この点、Salesforceの導入後は、そのChatter機能を使うことで、請求内容を登録するだけで、Salesforceのシステム上で同内容を担当者間で共有できることになり、⼿間なくすぐに次の作業担当者への情報共有と作業引継ぎをすることが可能になりました。
２つ目は、作業負担の軽減です。従前は、給与計算や請求管理に関する細かい事務作業を手作業で記入・記載したり、目視でチェックなどを行っており、時間もかかるとともに、どうしても誤入力などの人為的エラーが一定程度発生することがありました（その点を修正するためのチェック体制にも、とても時間・労力を費やしていました）。
しかし、Salesforceを導入して、当事務所の要請に沿ったシステム構築をしたこと、多くの作業がSalesforceのシステム上で完結するとともにオートマチックかつリアルタイムで次の作業に移行することが出来るようになり、上述のような手間や労力の発生、及びミスの可能性を⼤幅に改善することが出来ました。
３つ⽬、は請求書の作成の効率化を図れたことです。求められる請求書の形式が依頼者毎に異なる場合があり、Salesforceの導⼊前は、それら各依頼者の要請に応じて、様々な種類の請求書フォーマットをほぼ手作業で準備して利用していました。
そのため、請求書を作成するごとに、各依頼者に応じた請求書の内容・体裁に揃えるための作成作業及び調整に多くの時間を要しておりました。今回のSalesforceの導入を踏まえたシステム開発により、依頼者からの様々なご要望に応じたフォーマットに合わせた請求書をSalesforceのシステム上から作成・抽出することができるようになり、それによってこれまで要していた作業時間を短縮化でき、請求書作成の効率化を図ることができました。
-費⽤対効果としても満足できている印象。
Salesforceを導入し、当該システム上で情報を集約管理してシームレスな作業を実践することで、依頼者及び案件の情報及びステータスの一元的な管理、稼働時間のリアルタイムな把握、請求書の円滑な作成作業等を行うことができるようになり、情報の可視化や人為的エラーの削減も飛躍的に達成できている実感があります。従前のシステムの場合、情報登録後にちょっとした変更や調整をするにも手間や労力が必要になったのが、Salesforceでは変更や調整も簡単にできるようになりました。
当然ながらSalesforceを新たに導入してシステム開発を行うことから、相当程度の費用がかかっております。もっとも、上述のように、その費用に相当する利便性は得られていると思われ、費⽤対効果としては満足できているという印象です。
また、Salesforceを導入して活用する中で、さらにこのような機能が欲しい、ここをこのように改善したい、といった要望も所内から出せれ、これらの要望を踏まえた上で、例えば今後はレポート内容や機能を追加するなどにより、さらなる業務の促進・効率化や予実管理などもしていくことも検討しております。
⼤⽥様を含むフロッグウェル社の担当者におかれましては、要件理解のサポート等に真摯かつ柔軟にご対応いただき、またSalesforceの活用方法等についても多くの参考情報をご教示いただいたことで、Salesforceの導入及びシステムの構築について前向きかつ精力的に進めることができました。また、単に受け身での回答のみご提供いただくのではなく、積極的に多角的な方面からご提案をしていただけたことも大変有難いものでした。
また、新たなシステムを導入する際には、⾊々と多岐にわたる要望をお伝えしてしまいがちですが、フロッグウェル社の担当者からは、内容に応じて、出来ることと出来ないことを分別しながら、他の切り口からのご提案や改善案をいただくなど、当初の要望に出来るだけ近づけられるようにご尽力いただきました。それにより、良いシステム構築をすることができたと感謝しております。さらに、システム構築後の保守作業にも的確にご対応いただき、さらには急ぎを要する作業についても迅速かつ柔軟にご対応いただき大変助かっております。
