エクセル管理からの変更でCRM Analytics（旧：Tableau CRM）ツールの連携と活用方法

2021.08.30

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前回の記事(CRM Analytics（旧：Tableau CRM）にエクセルデータを取り込むことはできる？)でエクセル分析とCRM Analytics（旧：Tableau CRM）分析の違いとエクセルデータをCRM Analyticsに取り込む方法についてご紹介しました。

エクセル分析に比べてCRM Analyticsの方が優位性が高い場面が多いことがお分かりいただけたかと思います。
今回はエクセル管理から変更し、CRM Analyticsで管理・運用する方法についてご紹介したいと思います。

エクセルからCRM Analyticsに変更をお勧めする理由

まずはエクセル管理から変更した方がいいと考えられる場面をご説明します。
エクセルとの違いやCRM Analyticsのメリットも見えてきますので変更を検討されている方は参考にしてみてください。

データの属人化

エクセル作業は簡単で誰でも簡単に始められる分、決まったやり方がないことが多いためデータの作成・管理が属人化してしまい、その人でないとデータの作成・更新方法や使用方法が分からないということが起こりがちです。

また、VBAやマクロ等を使用しているとそのデータを持っている人しかデータ作業をすることができず、せっかくの有用なデータが活かされないということが起きてしまう可能性があります。複雑な関数やマクロ等はすべての人が使えるわけではなく、人のスキルに依存するため、例えばそのデータを誰かに引き継ぐ場合に後任者にそのスキルがなければ後任者は自分のわかる範囲でデータを作り直す等の工数が発生してしまう可能性もあります。
このような状況下で余分な工数が発生している場合、エクセル管理からの脱却を検討したほうがいい可能性があります。

エクセルの処理速度

エクセルでの作業や管理は誰でも簡単にできますが、エクセルの場合データの量が多くなると処理をするのに時間がかかる、あるいはエクセルデータを開くだけでかなりの時間がかかる、場合によってはデータの量に耐えられずデータが破損してしまうということが起こりえます。

例えば、VLOOKUP関数を使用するとその範囲のデータをすべて見に行くことになる為、関数が増えると処理速度が著しく落ちますし、データの要領が増えた場合も同様に処理スピードが遅くなるはずです。このような場合にはエクセル管理から他の管理方法へ検討した方が良いかもしれません。

エクセルの編集履歴

エクセルでの作業や管理は基本的に編集履歴を残すことができません。複数人でデータを共有して作業をしていた場合、誰がどこまでの作業をしたのかをエクセルをみて理解するのは時間がかかりますし、それを理解し間違えた場合にミスにもつながりかねません。
また、データがトラブルで削除された場合や誤った形になっていた場合にそれを特定することは困難です。エクセル管理でこれらのように編集履歴が残らないことから問題が起きたことがある場合にも、エクセル管理から脱却したほうがいい可能性があります。

エクセルからCRM Analyticsに変更する要因と対策

次からエクセル管理からの変更するハードルとその対策についてご説明します。

エクセルの代わりになるツールを導入するのに時間がかかる

日々目の前の業務に追われており、改革をしようにも手を付けられないという組織は多いと思います。エクセルからの変更に限らず既存のものから新しいものに変更するにはツールの検討から、導入した際の影響までを検討する必要があるため時間がある程度かかります。
初めからすべてをエクセルから他のツールへ変更することは難しいため、スモールスタートでできるところからエクセル管理からの脱却をしていくのが良いと思います。

新しいツールを導入するには費用が掛かる

エクセルで管理を行っている場合は、エクセルはMicrosoft Officeをインストールすれば無料で使うことができるため初期投資は発生しません。
対してエクセル管理から脱却して新しいツールを使用する場合にはそのシステムへの初期投資が必要となり、導入の足かせとなることがあるかもしれません。しかし、エクセル管理は初期投資がかかっていないだけで、それを管理する従業員の人件費はかなりかかっているという可能性があると思います。

上にも書いた通りエクセルでの管理は属人化しやすく、またデータ量が増えて関数が複雑化された際には処理に時間がかかるため、エクセルに代わるツールを使う以上に時間（人件費）がかかり、初期投資はその差であっという間に回収できてしまう可能性があります。
エクセル管理からの変更を考える際に初期投資だけに目を向けるのではなく、その運用にどれだけの人が時間をかけているのかを念頭に置いて検討することが必要です。CRM AnalyticsはAI予測機能が付いたもので18,000円/月で利用できるため、利用すればあっという間に人件費分の回収ができるのではないでしょうか。

改革への抵抗

新しいものへ変革をする際に改革に抵抗する人が一定数いると思います。それには新しいことを覚えることが億劫である場合や、変革により自分の業務が奪われることを懸念している場合、変化によるメリットが良くわからない等様々な理由があると思います。
そのような場合には上で書いたようにスモールスタートで変化を定量評価し、その効果を粘り強く説明していく必要があると思います。

CRM Analyticsの活用

ここまででエクセル管理からの脱却をした方がいい場面と考えられる抵抗とその対策について説明させていただきました。
ここからはエクセル管理から変更してCRM Analyticsを使用した場合に、エクセルだけではできないどのような活用方法があるのかをご紹介します。

CRM Analyticsの活用事例①ストーリー

CRM Analyticsの活用事例としてストーリーの説明をしたいと思います。ストーリーとはCRM Analyticsデータセットのデータを統計、機械学習、AIに基づいて分析し、成功のビジョンシナリオを提案してくれる機能のことです。
つまりシステムがデータの既存データの複雑な関係を読み解き、予測される結果を改善する方法を示してくれるのです。
ここでストーリーの流れについて説明したいと思います。

① データセットの作成
データをCRM Analyticsにインポートして、データセットの作成をします。
② ストーリーの作成
初めにCRM Analyticsに入れたデータに対して改善したい結果変数を指定します。そうするとこのストーリーでは選択した変数を良化させるためのストーリーを描くように分析・予測をするようになります。
③ 診断的インサイト
インサイトを選択すると結果につながった要因を調べることができます。このインサイト統計分析はAIと機械学習によって強化されていき活用すればするほど、正確な要因の発見が可能になります。
④ 予測と改善
予測と改善ではデータサイエンティストが高度な分析ツールやAIツールを使用して実施するような回帰分析と機械学習分析を生成して、予測された結果を改善する方法を提案してくれます。

(Salesforce社HPより引用)

かつてはアナリストが収集・分析していた仕事をAIが変わって行ってくれるのです。アナリストが行うと人間の仕事であるためどうしてもその人の価値観・考えに仕事が偏ってしまうということがあると思います。しかしCRM Analyticsを活用すればAIが行うため、事実を適切に判断して予測・提案をしてくれることになります。

CRM Analyticsの活用事例②ダッシュボード

CRM Analyticsの活用事例の2つ目としてダッシュボードを説明したいと思います。
ダッシュボードとは可視化/分析したSalesforce内外のデータを比較・見やすいように表示したものです。ダッシュボードでは単にデータを見せるだけではなく、それらのデータを選択していくと深く掘り下げることができ要因分析をすることが可能です。
また、設定を行うことで常に最新のデータを使用して計算をすることができます。

(Salesforce社HPより引用)

まとめ

この記事では、エクセル管理からCRM Analyticsへの移行を推奨する理由と、そのメリットについて解説しました。

エクセルからCRM Analyticsに変更する理由

データの属人化 – エクセルでは、特定の人が作成・管理したデータが他の人には扱いにくくなるケースが多く、作業の属人化が進む。
処理速度の問題 – 大量のデータを扱うとエクセルは動作が遅くなり、データの破損のリスクもある。
編集履歴の欠如 – エクセルは編集履歴が残らないため、複数人での管理が困難になる。

変更の際の課題と対策

導入の時間とコスト – エクセルから新ツールへの移行には時間や初期投資がかかるが、CRM Analyticsは人件費や作業効率を考えれば十分に元が取れる。
変革への抵抗 – 新しいツール導入に抵抗がある場合は、スモールスタートで徐々に移行し、効果を見ながら進めるとよい。

CRM Analyticsの活用事例

ストーリー機能 – データをAIや機械学習により分析し、成功のためのビジョンや予測を提案してくれる。
ダッシュボード – データをリアルタイムで可視化・分析し、深掘りすることで要因分析が可能。

CRM Analyticsは、エクセルに比べてデータの管理・分析を効率化し、AIによる高度な予測や分析をサポートするため、ビジネスにおいて迅速かつ正確な意思決定を促進します。エクセルの限界を感じたとき、CRM Analyticsへの移行は企業の成長に大きく貢献するでしょう。

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